Paramétrage des tableaux de bord

Il est possible d'ajouter une fenêtre dans le tableau de bord de l'utilisateur dans laquelle l'ensemble des discussions et des tâches en cours apparaîtront :

Dans le tableau de bord de l'utilisateur :

  • Allez dans les réglages du tableau de bord (roue crantée en haut à droite),
  • choisir la disposition des fenêtres qui vous convient,
  • cliquer sur Dashlets pour faire apparaître l'ensemble des options possibles,
  • glisser et déposer la dashlet "Discussion", "Liste des projets" et "Mes tâches" dans une des colonnes,
  • customiser à votre goût,
  • enregistrer.

Une nouvelle fenêtre va apparaître sur votre tableau de bord et vous permettre de suivre les discussions auxquelles vous participez.

Site (Mes tâches, Suivi projet et Mes discussions)

Une discussion est visible par tous les membres du site. Par contre, elle est visible du fournisseur si ce dernier y a été associé. Un seul fournisseur peut être associé à une discussion.

Dans le tableau de bord du SITE : DISCUSSION

  • allez dans les réglages du tableau de bord (roue crantée en haut à droite),
  • cliquer sur "Personnaliser le site",
  • faire glisser l'îcone "Discussions" de la fenêtre "pages du site disponibles" à la fenêtre "pages de site actuel"
  • cliquer sur OK.

Un nouvel onglet va apparaître en haut du site.

Dans le tableau de bord du SITE : SUIVI DES PROJETS

Il est possible de la même manière de rajouter un suivi des projets.

Un nouvel onglet va apparaître en haut du site.

Dans le tableau de bord du SITE : MES TACHES

Vos tâches sont toujours disponibles dans "Tâches" dans le bandeau noir en haut de la fenêtre (où que vous soyez dans le système). Il suffit de cliquer sur Mes tâches pour accéder à l'ensemble de vos tâches.

Gestion des groupes


L'interface de gestion des groupes se fait via le bouton « Groupes » accessible dans le menu beCPG> Administration beCPG du bandeau supérieur.

Les groupes peuvent être hiérarchisés. Par exemple, le groupe « Utilisateurs R&D » et « Responsables R&D » font parti du groupe « R&D ».

Les groupes de beCPG sont :

Module PLM Ces groupes sont fourni à titre d'exemple
Trade beCPG Commerciaux
Production beCPG Production
Purchasing beCPG Achats
Quality beCPG Qualité
RD beCPG R&D
PurchasingMgr beCPG Responsables Achats
TradeMgr beCPG Responsables commerciaux
ProductionMgr beCPG Responsables Production
QualityMgr beCPG Responsables Qualité
RDMgr beCPG Responsables R&D
PurchasingUser beCPG Utilisateurs Achats
TradeUser beCPG Utilisateurs commerciaux
ProductionUser beCPG Utilisateurs Production
QualityUser beCPG Utilisateurs Qualité
RDUser beCPG Utilisateurs R&D
Module Portail fournisseur
ReferencingMgr beCPG Responsables référencement Permet d'accéder au MP en cours de référencement
ExternalUser beCPG Utilisateurs externes Groupe assigné à un fournisseur et permettant de limiter l’accès
Module administration
SystemMgr beCPG Responsables Système Permet d'avoir accès à l'administration beCPG
ALFRESCO_ADMINISTRATOR Administrateur
Module olap
OlapUser Utilisateur Olap Permet d'accéder au module OLAP
Licences
LicenseReadConcurrent beCPG Licences flottantes en consultation
LicenseReadNamed beCPG Licences nomm\u00E9es en consultation
LicenseSupplierConcurrent beCPG Licences flottantes fournisseur
LicenseWriteConcurrent beCPG Licences flottantes en \u00E9dition
LicenseWriteNamed beCPG Licences nomm\u00E9es en consultation
Module Langue Donne les droits pour permettre de changer la langue du contenu
LanguageMgr beCPG Responsables langue : si le groupe est vide, tout le monde peut changer la langue pour son compte, sinon seules les personnes appartenant au groupe peuvent changer leurs langues
Module réclamation client Ces groupes sont utilisés par le processus de réclamation client
ClaimAnalysis beCPG Pilotes de l'analyse réclamations client
ClaimClassification beCPG Pilotes de la classification réclamations client
ClaimClosing beCPG Pilotes de la clôture réclamations client
ClaimStart beCPG Pilotes de la saisie réclamations client
ClaimResponse beCPG Pilotes de réponse réclamations client
ClaimTreatment beCPG Pilote

Le groupe « Responsables Système » possède les droits en écriture dans le dossier Système.

Gestion des utilisateurs


Création d'un utilisateur :

L'interface de gestion des utilisateurs se fait via le bouton « Utilisateurs» accessible dans le menu beCPG> Administration beCPG du bandeau supérieur.

La création d'un utilisateur se fait via le bouton « Nouvel utilisateur ».

L'interface permet de renseigner les informations concernant l'utilisateur (Nom, Prénom, compte, email, etc...) et les groupes auxquels il appartient.

Modification d'un utilisateur :

Recherchez l'utilisateur :

  1. Saisir quelques lettres du nom ou prénom de la personne recherchée dans le champs prévu à cet effet,
  2. cliquer sur "Recherche",
  3. sélectionner dans la liste qui apparaît le nom de la personne recherchée en cliquant sur son nom.

Modification des droits :

  1. En haut à droite de la fenêtre qui vient de s'ouvrir : cliquer sur Modifier un utilisateur,
  2. dans : "A propos de l'utilisateur" : rechercher le groupe (saisir les 1ère lettre du nom du groupe, voir administration> groupe> parcourir, pour voir le nom des différents groupes qui existent),
  3. sélectionner le groupe souhaité en cliquant sur "Ajouter"
  4. enregistrer les modifications.

Retournez dans Becpg>administration : cliquer sur "recharger les permissions".

Modification des langues du contenu et de l'instance :

Aprés la création de votre utilisateur, il est possible de définir les langues du contenu et de l'instance spécifiquement pour l'utilisateur.

  1. Modifier un utilisateur
  2. en bas de la fenêtre, choisir les langues désirées.
  3. enregistrer

Initialisation des sites

Initialisation des sites

A partir de la version 2.2.3, BeCPG comprend, de manière standard, 4 sites qui permettent le classement et l'organisation des entités de manière automatique.

Descriptions des 4 sites standards :

  1. Site "Produits en développement" : site de travail pour les entités en simulation et refusées (généralement utilisé par la R&D pour travailler, il est possible de restreindre l’accès du site aux seuls membres de la R&D par exemple).
  2. Site "Produits Validés" : site où sont stockées les entités validées (recettes actives, fournisseurs référencés...)
  3. Site "Produits Archivés" : site où sont stockées les entités dont le statut est "archivé" : produits obsolètes, déréférencés, anciennes recettes. (généralement l’accès est limité à la R&D /Qualité)
  4. Site "Portail fournisseur" : site de travail qui regroupe l'ensemble des projets de référencement et de création de nouvelles matières premières.

Les sites présentent différentes caractéristiques communes :

  • Absence de tableau de bord pour faciliter l'accés rapide aux entités,
  • Etat : privé.
  • Il est possible de changer leur nom.

Codification du nom

  1. Site "Produits en développement", nom par défaut : "simulation", type : product
  2. Site "Produits Validés", nom par défaut : "valid", type : product
  3. Site "Produits Archivés", nom par défaut : "archived", type : product
  4. Site "Portail fournisseur", nom par défaut : "supplier-portal", type : project

Règles de classement

Les régles de classement ne sont pas actives par défaut. Pour les activer :

Tableau des régles de classement par défaut :

Sites Classement Etats Type Non concerné
"Produits en développement" manuel simulation (simulation),to validate(à valider),refused (refuser) tous -
"Produits validés" par type/famille/sous famille valid (valider) produits, clients, fournisseurs, Emballages,OM (Ordre de Modification), CdC (Cahier des Charges) projet
"Produits Archivés" par type/famille/sous famille archived (archiver) produits, clients, fournisseurs, Emballages, OM, CdC projet
"Portail fournisseur" par état tous projet autre entité que projet

Création d'un site


Les sites sont des espaces collaboratifs permettant à une équipe ou un service de travailler sur les mêmes données/produits dans un espace qui leur est dédié par ex :

  • Site R&D;
  • Site R&D Produits frais;
  • Site R&D Produits surgelés;
  • Site Achat;
  • Site Qualité;
  • Site Usine A;
  • etc...

La création d'un site se fait via le bouton « Créer un site » du menu « Sites », accessible dans le bandeau supérieur.

Une fois que le site est créé, il faut administrer les membres via l'onglet « Membre » du site en indiquant les groupes et/ou les utilisateurs qui y accèdent.

Pour ajouter un groupe ou un utilisateur, il faut cliquer sur l'icône tel qu’encadré en rouge dans la capture d'écran ci-dessous.

Sélectionner l'onglet « Personnes » ou « Groupes » pour ajouter des personnes ou des groupes respectivement. Taper ensuite la 1ère lettre du noms des personnes ou des groupes à ajouter.

Pour chaque groupe ou utilisateur, il faut indiquer son profil :

  • Lecteur (il peut consulter du contenu);
  • Contributeur (peut ajouter et éditer ses documents);
  • Collaborateur (peut ajouter et éditer ses documents et ceux des autres);
  • Gestionnaire (il peut inviter des personnes).
  • Gestionnaire de version (il peut ranger une branche/version vers ce site et consulter du contenu);

La matrice des droits est accessible à cette page:

https://docs.alfresco.com/5.0/references/permissions_share_components.html

La gestion des droits dans les sites est plus simple que la gestion des droits dans l'entrepôt:

  • Il n'est pas possible de dire qu'un groupe est collaborateur sur un dossier et pas sur un autre dossier.

  • Si un groupe est collaborateur dans un site, il est collaborateur sur tous les contenus.

  • Si vous souhaitez créer un site où le groupe A est collaborateur sur le dossier A et le groupe B est collaborateur sur le dossier B, ce n'est pas possible. Il faut donc créer 2 sites, un pour le groupe A et un deuxième pour le groupe B.

Permissions dans l'entrepôt


Il est possible de définir des permissions sur un contenu (par exemple un dossier ou document) via le bouton « Gérer les permissions ».

Une permission est définie par :

  • Un groupe utilisateur ou un utilisateur (pour rechercher un utilisateur ou un groupe, il faut taper les 3 premières lettres du nom);

  • Un rôle :

  • Lecteur (peut consulter du contenu)
  • Editeur (peut éditer du contenu)
  • Contributeur (peut ajouter et éditer ses documents)
  • Collaborateur (peut ajouter et éditer ses documents et ceux des autres)
  • Coordinateur (peut supprimer du contenu créé par d'autres, ajouter des règles, etc...)

Le détail de la "matrice des permissions" :

https://docs.alfresco.com/5.0/references/permissions_share_components.html

Un dossier peut hériter des permissions définies sur le dossier parent.

Permission sur les champs


beCPG permet de restreindre les accès à certains champs du modèle par groupe d'utilisateurs. Pour cela, allez dans le dossier « Système/Sécurité » de l'entrepôt et créez une nouvelle entité. Cette entité correspond à un groupe de permissions appliquées à un type de nœud beCPG. Une fois l'entité créée, éditer ses propriétés et choisir le type de nœud pour lequel la permission est activée :

Ici nous choisissons de créer des permissions sur le type « Emballage ». Pour définir les droits sur les propriétés, aller sur le groupe de permission et cliquer sur la liste « Permissions » :

Ajouter ainsi de nouvelles permissions à la liste de données via le bouton « Nouvel élément » :

Les règles sont les suivantes :

  • Si un groupe est marqué en lecture, les autres groupes n'ont pas accès aux champs;
  • Si un groupe est marqué en lecture/écriture, les autres groupes ont accès aux champs en lecture;
  • Par défaut un champ est accessible en lecture et écriture.

Une fois toutes les règles définies, aller dans « Administration beCPG » et exécuter le rechargement des permissions appliquées aux propriétés de modèle.

Permissions sur les rapports


Il est possible de définir des droits sur les fiches techniques afin de gérer finement leur consultation et/ou leur édition.

Pour ce faire:

  1. Aller dans: Entrepôt> Système> Rapports> Rapports de fiche produits;
  2. Sélectionner le dossier correspondant au type de produits dont vous souhaitez gérer les permissions sur les fiches techniques (PF,SF,MP);
  3. Placer le curseur sur la ligne correspondant à la fiche technique concernée et cliquer sur "Plus" puis "Gérer les droits d'accès";
  4. Si la configuration par défaut ne convient pas, c'est-à-dire si tout le monde n'a pas le droit de consulter la fiche technique en tant que "Lecteur", cliquer sur "Hériter des droits d'accès" pour faire passer le logo du "Check" à "Sens interdit" et pouvoir administrer vos propres droits;
  5. Cliquer sur "Ajouter un utilisateur/groupe" pour donner des droits sur cette fiche technique à certains utilisateurs ou groupes uniquement. Une fois l'utilisateur ou le groupe choisi, lui assigner un rôle (lecteur, collaborateur etc.).
  6. Cliquer sur "Enregistrer";
  7. Enfin, placer le curseur sur la ligne correspondant à la fiche technique concernée et cliquer sur "Plus" puis "Mettre à jour les droits d'accès".

Permissions sur les projets


Il est possible de définir des droits :

  • Soit sur des dossiers contenant spécifiquement des projets. Pour ce faire, consulter la doc à propos des permissions sur les dossiers disponible ici

  • Soit sur les projets individuellement. Pour ce faire:

    • Aller dans le dossier contenant le projet en question;
    • Placer le curseur sur la ligne correspondant au projet concerné et cliquer sur "Plus" puis "Gérer les droits d'accès";
    • Si la configuration par défaut ne convient pas, c'est-à-dire si tout le monde n'a pas le droit de consulter le projet en tant que "Lecteur", cliquer sur "Hériter des droits d'accès" pour faire passer le logo du "Check" à "Sens interdit" et pouvoir administrer vos propres droits;
    • Cliquer sur "Ajouter un utilisateur/groupe" pour donner des droits sur le projet à certains utilisateurs ou groupes uniquement. Une fois l'utilisateur ou le groupe choisi, lui assigner un rôle (lecteur, collaborateur etc.).
    • Cliquer sur "Enregistrer".

N.B: un utilisateur ou un groupe défini en tant que "Lecteur" sur un projet ne pourra pas ajouter de nouvelles tâches ni modifier ou supprimer des tâches SAUF si elles lui sont assignées !

Ici, Jérôme en tant que lecteur ne peut pas modifier la tâche car elle ne lui est pas assignée:

Ici, Jérôme en tant que lecteur peut modifier la tâche car elle lui est assignée:

Permissions sur les ordres de modification


La possibilité de créer et d'appliquer un ordre de modification est régie par des droits.

Il en existe 2 :

  • beCPG Créateurs d'ordres de modification (CreateChangeOrder) : donne les droits pour créer un ordre de modification réaliser les simulations et l'analyse d'impact.
  • beCPG Responsables d'ordres de modification (ApplyChangeOrder) : donne les droits pour appliquer l'ordre de modification.

beCPG Responsables d'ordres de modification et l'administrateur sont les seuls à pouvoir appliquer un ordre de modification.

Pour la Modification des droits d'un utilisateur référer à cette documentation

Définir des règles sur les dossiers


Des règles peuvent être définies sur chaque dossier. Par règle, on entend :

  • Envoi d'un e-mail lorsqu'un contenu est ajouté/supprimé/modifié dans un dossier;
  • Démarrage d'un workflow lorsqu'un contenu est ajouté à un dossier;
  • etc.

Pour définir une règle :

  • Aller dans le répertoire contenant le dossier sur lequel vous souhaitez ajouter une règle ;
  • Cliquer sur « Plus » puis sur « Gérer les règles ».

Deux cas sont alors possibles :

Si aucune règle n’est associée au dossier, deux actions sont alors possibles :

  • Créer des règles: définir des règles à partir de rien pour le dossier choisi.
  • Associer un jeu de règles: réutiliser un jeu de règles existant pour un autre dossier.

Si une ou plusieurs règles sont déjà associées au dossier, cinq actions sont alors possibles :*

  • Hériter des règles: pour que le dossier sur lequel on travaille hérite des règles de son dossier parent ;
  • Supprimer: pour supprimer une règle existante ;
  • Modifier: pour modifier une règle existante ;
  • Exécuter une règle: pour exécuter une règle existante ;
  • Nouvelle règle: pour créer une nouvelle règle.

Généralités concernant la création d’une nouvelle règle

En appuyant sur « Nouvelle règle », un formulaire s’affiche alors et permet de définir :

  • Le nom de la règle (1) ;
  • La description de la règle (2);
  • Le moment où l’action générée par la règle est executée (3);
  • Le type d'action déclencheur(4);
  • Les conditions à respecter(5);
  • L'action à exécuter (6).

Remarque : des options supplémentaires sont disponibles (7):

  • Désactiver une règle : permet de désactiver une règle sans avoir à la supprimer (au cas où elle servirait dans le futur) ;
  • Appliquer la règle aux sous-dossiers : on parle alors de règle récursive. Dans ce cas, il faut bien définir les conditions pour ne pas dégrader les performances.
  • Exécuter la règle en tâche de fond.

Enfin, cliquer sur « Créer » pour enregistrer la règle.

Exemple de création d’une nouvelle règle

Un exemple permettant de déplacer les produits d’un dossier A vers un dossier B lorsqu’ils passent à l’état « Validé ».

Tips pour les débutants : Les actions doivent être en anglais : valid (validé), archived (archivé) ...\ . Afin de faciliter la création des règles, dans le champs concerné de l’élément à qui s'applique la règle, il faut "inspecter" l’élément en question : clic droit + inspecter l’élément (Inspect element (Q)). En bas de la page s'ouvrira une fenêtre. Les informations (traductions et termes exacts) y sont disponibles.

"Plus de détails": http://docs.alfresco.com/4.1/index.jsp?topic=%2Fcom.alfresco.enterprise.doc%2Fconcepts%2Flibrary-folder-rules.html

Règle de gestion des versions

beCPG propose une règle pour gérer le nombre de versions sur un document. Cette règle gère l'héritage.

L'action de gestion des versions contient les paramétrages suivant :

  • Version : (mineur, majeur, les deux)
  • Nombre de versions: (toutes si vide)
  • Nombre de jours à conserver: (tous si vide)
  • Nombre de versions par jour: (toutes si vide)

Dans le cas de plusieurs règles de versions (héritées ou non) les champs sont surchargés. Exemple :

  • Règle 1 sur la GED (Les deux, 5 versions Max)
  • Règle 2 sur le Site A (Mineur, vide)
  • Règle 3 sur le Site A (Majeur, 5 versions Max, 1 Version par jour)
  • Règle 4 sur le Site B (Majeur, vide)

Donne pour un document dans le Site A:

  • Toutes les versions mineures
  • 5 versions Max, 1 Version par jour pour les versions majeures

Pour un document dans le Site B:

  • Toutes les versions majeures
  • 5 versions mineures Max

L'application des règles se fait lors de la mise à jour d'un document ou manuellement. Ainsi, même si le nombre de jour maximum est 2, si le document n'est pas modifié les versions restent. Si la règle est modifiée lors de la mise à jour d'un document celui-ci se voit appliquer la nouvelle règle sur toutes les versions de l'historique.

La rétention des versions se fait dans cette ordre:

On commence par supprimer les versions majeures puis les versions mineures. Lorsqu'une version majeure est supprimé toutes ces versions mineure le sont. L'évaluation des règles pour les versions mineures, s'entend pour les versions mineures de chaque version majeure.

On commence par la dernière règle et on remonte:

  • On regroupe les versions par jour. Puis on supprime celle en trop dans une journée;

  • On supprime les jours en trop;

  • Et enfin, on garde le nombre de versions Max dans l'ensemble restant trié par date (on garde les plus récentes).

Catalogues de propriétés obligatoires


Il est possible de définir des catalogues de propriétés obligatoires pour un produit. Ces propriétés impactent le calcul de la note d'avancement de ce produit quand elles ne sont pas renseignées.


Ces catalogues sont définis au format JSON dans le fichier: /opt/becpg-tc-server/instances/<nom de l'instance>/becpg/classes/beCPG.properties

La propriété contenant le tableau JSON des catalogues se nomme "beCPG.formulation.score.mandatoryFields" Redémarrer le système après avoir modifié le fichier beCPG.properties


Ou encore, sur l'instance directement: Entrepôt > Système > Catalogues de propriétés > Catalogs


Chaque catalogue contient un certain nombre de champs obligatoires ou non dans sa définition:

  • id: string, l'identifiant unique du catalogue (ex: "inco");

  • label: string, le nom affiché de ce catalogue (ex: "EU 1169/2011 (INCO)");

  • entityType: tableau, si ce catalogue s'applique à un type précis d'entité (ex: ['bcpg:finishedProduct'] appliquera se catalogue uniquement aux produits finis). Champ optionnel;

  • fields: tableau, la liste des champs à renseigner pour que l'entité soit validée (ex: ["bcpg:legalName", "bcpg:storageConditionsRef"] créera un catalogue où le libellé légal ainsi que les conditions de conditionnement doivent être renseignées);

  • uniqueFields: tableau, la liste des champs à valeur unique (ex: ["bcpg:erpcode", "cm:name"]). Si une valeur est dupliquée, le champ sera renseigné dans le catalogue;

  • auditedFields: tableau, la liste des champs et datalists pris en compte lors de la mise à jour de la date de modification du catalogue.(ex: ["bcpg:legalName", "bcpg:compoList"]). En effet, lorsque l'un des champs (ou datalist) de cette liste est modifié, la date du catalogue sera actualisée;

  • i18nMessages: Objet, c'est un mapping des champs et de leurs labels. Dans le cas où l'on surcharge certains champs des formulaires, il faut utiliser les nouvelles valeurs des champs renommés. ex : {"bcpg:clients":"associé", "cm:title":"becpg.forms.field.tradeName"}

    • pour bcpg:clients on utilise le nouveau label associé.
    • pour cm:title on utilise une clé de langue, cette clé de langue doit être déclarée dans un fichier de langue Core(Alfresco).
  • locales: tableau, la liste des langues auxquelles s'applique le catalogue. Utilisé pour les champs multilingues, qui devront être remplis dans toutes les langues en commun avec celles indiquées dans le catalogue via ce champ, et celles sélectionnées dans les paramètres des rapports. Si ce champ n'est pas présent, les langues des rapports seront choisies (s'il y en a), sinon la langue du système sera la langue sélectionnée. Une langue est définie par un code de deux lettres selon la norme ISO-639-1 https://fr.wikipedia.org/wiki/Liste\_des\_codes\_ISO\_639-1 Champ optionnel

Il est possible d'indiquer une alternative entre deux champs dans une liste en les séparant par le symbole "|". (ex: ["bcpg:useByDate|bcpg:bestBeforeDate"]).

Pour ce qui est des champs multilingues, il est possible de forcer un champ dans une certaine langue, auquel cas il faut faire suivre le champ d'un underscore et de la langue, par exemple bcpg:legalName_pl force le renseignement du champ libellé légal en polonais, quelque soit la langue choisie dans le catalogue ou les rapports.

Ci-dessous des exemples de catalogues :

beCPG.formulation.score.mandatoryFields=[{"id":"incoFinishedProduct","label":"EU 1169/2011 (INCO)","entityType":["bcpg:finishedProduct"],\
"fields": ["bcpg:legalName","bcpg:precautionOfUseRef","bcpg:storageConditionsRef"]},\
{"id":"incoRawMaterials","label":"EU 1169/2011 (INCO)","entityType":["bcpg:rawMaterial"],"fields": ["bcpg:legalName"], "locales":["fr"]}]

L'antislash en fin de ligne permet de faire continuer la propriété sur la ligne suivante

Il est recommandé de vérifier la validité du tableau JSON (sans antislash) grâce à un parser avant de lancer l'instance - http://json.parser.online.fr/

N.B : il n'y a plus besoin de redémarrer le système pour que la modification apportée au catalogue des propriétés obligatoires soit prise en compte dans le calcul du score d'avancement du produit.

Démarche facile pour ajouter/supprimer un champ du catalogue :

  1. Aller sur Entrepôt>Système>Catalogue de propriétés;
  2. Mettre le curseur sur "Catalogs" et cliquer sur "Télécharger";
  3. Ouvrir le fichier avec un éditeur de texte (Atom par exemple);
  4. Ajouter ou supprimer une ligne;
  5. Retourner sur l'instance et cliquer sur "Plus" puis "Importer une nouvelle version" et choisir le fichier tout juste modifié.

Console d'administration beCPG


La console d'administration beCPG est accessible via le menu "beCPG" du bandeau supérieur.

Caractéristiques système


La console d'administration permet d'éditer :

  • les caractéristiques:

    • les nutriments
    • les ingrédients
    • les caractéristiques organoleptiques
    • les allergènes
    • les coûts
    • les caractéristiques physico-chimiques
    • les caractéristiques microbiologiques
    • les origines géographiques
    • les origines biologiques
  • les listes de valeurs;

  • les hiérarchies des produit (famille, sous famille);

  • les listes Projet.

Les caractéristiques

L'ajout d'une caractéristique la rend utilisable lors de l'édition d'un produit. Par exemple, l'ajout d'un allergène permettra aux utilisateurs de déclarer cet allergène dans la liste des allergènes d'un produit. Il en est de même pour toutes les autres caractéristiques.

De la même manière, l'estampille sanitaire doit être renseignée sur l'usine et pour l'ajouter, il faut aller dans :

  • 1: Administration beCPG > Caractéristiques > N° agrément
  • 2: Administration beCPG > Caractéristiques > Usines > sélectionner le N° agrément
  • 3: Sur le produit > sélectionner le(s) usine(s) où le produit est fabriqué.

Le N° d'agrément doit alors apparaître sur la fiche technique.

Les notifications

Il est possible de générer l'envoie de notifications aux utilisateurs par e-mail de façon régulière lors d'évènements particuliers (mise à jour de documents, mise à jour de PF, MP ou SF,...).

Pour ce faire, allez dans la section "Notifications" de "Caractéristiques".

Vous pouvez ajouter une notification. Cela va générer un formulaire de création qui va vous demander de renseigner :

  • Notifications :

    • Les groupes à notifier. Vous pouvez également choisir de notifier une personne seule.
    • Dates des changements : on choisit les modalités d'envois
    • Champs de date à prendre en compte. Exemple : cm:modified pour toute modification sur une entité.
  • Filtres :

    • Type d'entité. Exemple : Matière première, produit fini,..
    • Dossier : permet de choisir sur quel dossier/site se trouve les documents à notifier.
    • Changements de version : notification sur modification mineure/majeure

  • E-mail :

    • Sujet : objet de l'e-mail de notification.
    • Modèle de l'e-mail : Modèles prédéfinis (accessibles ici: Entrepôt --> Dictionnaire de données --> Modèles d'e-mail).
  • Récurrence :

    • Répétitions et Type. Définir une fréquence de répétition en jour/semaine/mois/année
    • Répéter le... : permet de paramétrer le jour des notifications (utile pour un type semaine)
    • Date de début : date de début de fonctionnement de la notification récurrente.

Il est toujours possible de modifier et de supprimer une notification déjà créée.

La hiérarchie de produit ou la gestion des familles et sous-familles des entités.

Accès : >beCPG>Administration BeCPG> Caractéristiques système/hiérarchie des produits

La hiérarchie des produits se paramètre par type d'entités (produits finis, emballages, clients, fournisseurs, ...).

Ajout d'une famille : Pour ajouter une famille aux matières premières, il faut ajouter un élément dans la « Hiérarchie des matières premières » :

  • Allez dans "hiérarchie des matières premières",
  • Cliquez sur "ajouter" (bandeau supérieur). Une fenêtre va s'ouvrir,
  • Indiquez le nom de votre nouvelle famille (Epicerie) dans Valeur,
  • Enregistrez.

Ajout d'une sous-famille : Pour ajouter une sous-famille aux matières premières, il faut ajouter un élément dans la « Hiérarchie des matières premières ».

  • Allez dans "hiérarchie des matières premières",
  • Cliquez sur "ajouter" (bandeau supérieur). Une fenêtre va s'ouvrir,
  • Indiquez le nom de votre nouvelle sous-famille (Pâtes, riz, semoules) dans Valeur,
  • Ajoutez un Parent c'est à dire une famille (Epicerie),
  • Enregistrez.

Dans cet exemple, il est désormais possible de classer les matières premières par Epicerie (famille / hiérarchie1) / Pâtes, riz, semoules (sous-famille / hiérarchie2)

Listes Projet

Dans les listes Projet, on retrouve:

  • les légendes des étapes (associe une couleur aux étapes);
  • la hiérarchie des projets (familles et sous familles des projets);
  • les états des demandes;
  • les origines des demandes (ex: service qui a fait la demande, Marketing/Achat/R&D/...);
  • les sponsors (la personne ou le service sponsor du projet);
  • les critères d'évaluation (les critères pour évaluer les projets, ex: Marché/Stratégique/Rentabilité/Faisabilité).

Les modèles d'entités (ex : produit)


dossiers

Les modèles d'entités se paramètrent par type d'entité (produit, client, fournisseur,...) dans lequel on trouve ses sous dossiers, par exemple : Images, Documents. Une fois que le modèle est paramétré, dès qu'un utilisateur créé un produit, le système initialise le dossier de l'entité par rapport au modèle de dossier en créant les sous dossiers.

listes de données

Les modèles d'entité permettent de définir les caractéristiques à renseigner (ex: coûts, allergènes, nutriments, etc...). Une fois que le modèle est paramétré, dès qu'un utilisateur crée un produit, le système initialise le produit avec les caractéristiques du modèle de produit.

L'ajout d'un nouvel allergène aux produits consiste donc à :

  1. Sélectionner le modèle produit;
  2. Afficher la liste des allergènes via le bouton « Caractéristiques produit »;
  3. Ajouter le nouvel allergène au modèle.

Remarque : Le nouvel allergène sera ajouté aux nouveaux produits, mais il ne sera pas ajouté aux produits déjà créés tant qu'ils ne sont pas formulés ou tant que l'administrateur ne clique pas sur l'action "Synchroniser les entités".

Création d’une MP générique

Objectif La création et l’utilisation d’une MP générique a pour objectif de permettre, si on le souhaite, la gestion indépendante de plusieurs matières premières « identiques » mais présentant des différences comme les fournisseurs, les origines, leur code produit interne,… On va créer un modèle d’entité « matière première générique » qui contrairement à une MP classique, aura une liste « composition » . On pourra ajouter dans « composition » les MP sélectionnées . La MP générique réalisera la synthèse des informations mises à sa disposition.

Création d’un modèle d’entité spécifique : MP génériques

>> BeCPG> Administration BeCPG>modèle d’entité>modèles de produits>

  1. Faire une copie du modèle de la matière première,
  2. Renommer la copie : « Matière première générique »,
  3. Cliquer sur le modèle Matière première générique,
  4. Ajouter une nouvelle liste : choisir « Composition »,
  5. Nommer la liste,
  6. Enregistrer,

Utilisation d’un modèle d’entité

  1. Retournez dans votre dossier,
  2. Créez une matière première,
  3. Remplissez les informations de dénomination,
  4. Choisissez le modèle : matière première générique,
  5. Validez.

Vous avez dorénavant la possibilité de rajouter une composition à votre matière première. Vous pouvez ajouter toutes les matières premières identiques mais possédant des caractéristiques différentes (fournisseurs, origines, …), Formulez,

Les différents champs : nutritionnels, allergènes, fournisseurs, clients, … seront automatiquement renseignés. Les règles de calculs sont identiques lors de la création d’un produit semi-fini ou un produit fini.

Formulation

Si votre système BeCPG n'est pas connecté à votre ERP : il est possible de formuler avec les matières premières contenues dans la matière première générique. Pour cela, il est conseillé de coder les matières premières qui font partie de la matière première générique : codeERP générique + code ERP fournisseur (par exemple) pour pouvoir les distinguer facilement les unes des autres.

Si votre système est connecté à votre ERP : cela ne sera pas possible car votre sytème ne reconnaîtra pas les codesERP de ces MP. Le seul code ERP qui lui sera connu est celui de votre matière première générique.

Critères microbiologiques


Les critères microbiologiques sont définis dans le dossier: Entrepôt/Qualité/Réglementation/Critères microbiologiques. Ils permettent de définir les critères microbiologiques d'une famille de produit.

Les spécifications produits ou cahiers des charges clients


Les spécifications produits (CdC client) permettent de définir des tolérances et des contraintes sur les ingrédients,

Par exemple :

  • le sel doit être inférieur à 2%;
  • je ne veux pas d’œuf d’Allemagne;
  • des règles sur l'étiquetage des ingrédients

Pour ajouter un nouvel élément, il faut :

  1. Se placer dans le bon dossier;
  2. Créer l'élément via le menu « Créer un contenu » > « Dossier »;
  3. Renseigner ses propriétés;
  4. Naviguer sur ses caractéristiques;
  5. Renseigner ses caractéristiques.

Création d'un cahier des charges dans beCPG :

Chemin d'accès :

> beCPG>Administration beCPG>Spécifications produit. ou Entrepôt>Qualité>Spécifications produit.

Pour créer l'entité, vous devez : > + Créer> Dossier

Une fenêtre "Nouveau dossier" va s'ouvrir. Remplissez les champs requis (vous pourrez modifier à tout moment ces informations dans les propriétés de l'entité).

> Valider

Votre entité "Spécification produits / cahier des charges client" est créée. Vous avez 5 onglets standards :

  • Propriétés : permet de renommer, de définir un filtre de compatibilité, et d'associer un autre cahier des charges à votre cahier des charges (exemples : spécificité liés à un pays de distribution, spécificités liés à une activité...) ex : vous créez un cahier des charges pour la France et vous le liez à un cachier des charges (cdc) anti-dopage,

<<<<<<< working copy

- Documents : permet d'importer vos documents et de les lier à votre cdc.

  • Documents : permet d'importer vos documents et les liés à votre CdC.

    merge rev

  • Règles d'étiquetages : permet de créer des règles d'étiquetages spécifiques. Exemple pour un client : BtoB, BtoC, Grande distribution ...,
  • Produits non compatibles : liste les produits qui sont interdits par rapport à la section "Ingrédients interdits" et le filtre de compatibilité. Cette section n'est pas affichée par défaut. Si vous en avez besoin, allez dans Entrepôt > Système > Modèles d'entités > Modèles qualité > Spécification produit, et cliquez sur "Nouvelle liste". Choisissez la liste "Produits non compatibles" et donnez lui le même nom.

  • Produits non compatibles : liste les produits qui sont interdits par rapport à la section "Ingrédients interdits" et le filtre de compatibilité. Cette section n'est pas affichée par défaut. Si vous en avez besoin, allez dans Entrepôt > Système > Modèles d'entités > Modèles qualité > Spécification produit, et cliquez sur "Nouvelle liste". Choisissez la liste "Produits non compatibles et donnez lui le même nom.

  • Ingrédients interdits : permet de créer des alertes (interdiction, tolérance...) pour signaler si vous utilisez l'un des ingrédients listés dans le cahier des charges.

Les CDC sont reformulés automatiquement chaque jour à 23H. Pour appliquer chaque changement instantanément, vous pouvez cliquer sur :

Associer un produit à un cahier des charges :

> ouvrir le produit fini> Editer les propriétés> cahier des charges> sélectionner dans le menu déroulant.

Ingrédients interdits

Avec beCPG, il est possible de déclarer des ingrédients interdits afin que leur utilisation dans une recette déclenche une alerte. Pour définir des ingrédients interdits, aller sur Entrepôt> Qualité> Spécifications produit. Cliquer sur « Créer+ » et sélectionner « Dossier ».

Un formulaire apparaît pour nommer la spécification produit. Le renseigner et cliquer sur « Enregistrer ». Aller sur la liste « Ingrédients interdits» et cliquer sur « Ajouter ». Un formulaire permettant de compléter les informations relatives à un ou plusieurs ingrédients interdits permet alors de renseigner:

  • niveau d’exigence : si l’ingrédient est autorisé, toléré, interdit ou s’il s’agit d’une simple information relative au produit ;
  • zone de texte ;
  • valeur maximale : seuil maximal autorisé de l’ingrédient concerné par ce formulaire ;
  • OGM interdit : si les OGM sont interdits ou non ;
  • ionisation interdit : si l’ionisation est interdite ou non ;
  • ingrédients concernés : plusieurs peuvent être sélectionnés ;
  • origines géographiques : on peut par exemple vouloir interdire des l’utilisation d’ingrédients provenant de certains pays ;
  • origines géo requises ;
  • origine biologique : on peut par exemple vouloir interdire l’utilisation d’ingrédients provenant de certaines matières.

Appuyer sur « Enregistrer » pour sauvegarder votre formulaire.

Pour utiliser cette spécification produit nouvellement créée, aller dans les propriétés de votre produit (Propriétés>Éditer les propriétés) puis dans Formulation> Cahiers des charges et choisir la spécification en cliquant sur la liste déroulante.

Si un ingrédient interdit par la spécification produit est ajouté dans la recette du produit, en allant sur la composition du produit et en cliquant sur le logo d’avancement, une alerte sera alors levée.

Produits non compatibles

ATTENTION : assurez-vous d'avoir la section "Produits non compatibles" affichée au préalable.

Une fois que vos ingrédients interdits sont bien définis, il peut-être fastidieux de savoir si telle ou telle MP/SF/PF est compatible avec votre cahier des charges. Pour cela, existe l'onglet "Produits non compatibles" sur votre CdC.

Il faut tout d'abord choisir les entités "Non conformes" à considérer. Pour ce faire, <<<<<<< working copy allez dans l'onglet "Propriétés", et remplissez le champ "Filtre test de compatibilité".

Vous pouvez choisir les entités que vous voulez, comme "Matière première", "Produit fini", etc... et autant que vous voulez.

aller dans l'onglet "Propriétés", et remplissez le champ "Filtre test de compatibilité".

Vous pouvez choisir les entités que vous voulez, comme "Matière première", "Produit fini", ect... et autant que vous voulez.

merge rev

Dans l'exemple ci-dessus, ont été créées au préalable 2 règles dans l'onglet "Ingrédients interdits" : une pour interdire l'utilisation de l'eau, l'autre pour interdire l'utilisation de blé et farine de blé.

Pour appliquer la règle nouvellement créée, rendez-vous dans "Propriétés" et cliquez sur le bouton "Appliquer".

Ceci permet donc de générer la liste précédente dans l'onglet "Produits non compatibles", regroupant l'ensemble des MP trahissant au moins une de ces deux règles mises en place dans notre exemple.

Bien entendu, cet onglet prend en compte les interdictions des autres types, évoquées précédemment (géographiques, biologiques,...).

TIPS : Comme cette liste inclue une colonne "Détails des exigences" avec le message paramétré lors de la création de la régle d'interdiction de l'ingrédient, il est important d'en mettre un afin d'éviter toute ambiguïté sur les produits non compatibles. Il est également recommandé de faire une règle par interdiction afin de faire un message par interdiction. En effet, dans l'exemple précédent, nous avons le cas du "Pas d'eau" et "Pas de blé", car ce sont 2 règles différentes avec chacunes un message. Si nous avions fait une seule règle contenant ces deux éléments, il ne serait pas possible d'avoir un message spécifique pour le blé et l'eau, mais un seul concernant les deux (donc forcément moins précis), car un aliment contenant au moins du blé OU de l'eau renverrait alors le même message.

ATTENTION : la liste "Produits non compatibles" ne prend en compte que les interdictions dont une valeur maximale (%) a été définie dans la cas d'une interdiction d'ingrédient. Si vous voulez interdire tous les produits dans n'importe quelle proportion, vous pouvez inscrire "0". Pour désactiver une interdiction d'ingrédient sans la supprimer, vous pouvez simplement effacer ou laisser vide sa valeur maximale (%).

Règles d’étiquetages

Avant d’aborder cette partie, référez-vous à la documentation Règles d'étiquetage

Afin de ne pas avoir à créer des règles spécifiques à chaque produit ou à chaque modèle de produit, il est possible de définir des règles d’étiquetage valables dans TOUS les cas.

Pour définir des règles d’étiquetage, aller sur Entrepôt> Qualité> Spécification produit. Cliquer sur « Créer+ » et sélectionner « Dossier ».

Un formulaire apparaît pour nommer la spécification produit. Le renseigner et cliquer sur « Enregistrer ». Aller sur la liste « Règle d’étiquetage » et cliquer sur « Ajouter ». Un formulaire permettant de compléter les informations relatives à une nouvelle règle d’étiquetage, à savoir:

  • son nom en interne;
  • son libellé ;
  • son expression, c’est-à-dire, sa formule ;
  • les composants qu'elle concerne ;
  • le composant de remplacement (s’il se trouve déjà dans la liste des produits) ;
  • le type de règle ;
  • le groupe concerné par la règle ;
  • la langue ;
  • si la règle est active ou non (cela évite de supprimer une règle et de devoir la re créer ensuite) ;
  • si le calcul est manuel ou non.

Remarque : pour renseigner le formulaire correctement, se référer au chapitre Règles d'étiquetage. Cliquer ensuite sur « Enregistrer » pour sauvergarder cette nouvelle règle.

Ainsi, lors de la création d’un nouveau produit et de la génération de son étiquetage, cette règle sera appliquée automatiquement (si l’entité concernée par la règle se trouve dans la recette du produit).

Les modèles de rapports


La documentation sur les rapports se trouve à cette page

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