Paramétrage des tableaux de bord

Il est possible d'ajouter une fenêtre dans le tableau de bord de l'utilisateur dans laquelle l'ensemble des discussions et des tâches en cours apparaîtront :

Dans le tableau de bord de l'utilisateur :

• Allez dans les réglages du tableau de bord (roue crantée en haut à droite),
• choisir la disposition des fenêtres qui vous convient,
• cliquer sur Dashlets pour faire apparaître l'ensemble des options possibles,
• glisser et déposer la dashlet "Discussion", "Liste des projets" et "Mes tâches" dans une des colonnes,
• customiser à votre goût,
• enregistrer.

Une nouvelle fenêtre va apparaître sur votre tableau de bord et vous permettre de suivre les discussions auxquelles vous participez.

Site (Mes tâches, Suivi projet et Mes discussions)

Une discussion est visible par tous les membres du site. Par contre, elle est visible du fournisseur si ce dernier y a été associé. Un seul fournisseur peut être associé à une discussion.

Dans le tableau de bord du SITE : DISCUSSION

• allez dans les réglages du tableau de bord (roue crantée en haut à droite),
• cliquer sur "Personnaliser le site",
• faire glisser l'îcone "Discussions" de la fenêtre "pages du site disponibles" à la fenêtre "pages de site actuel"
• cliquer sur OK.

Un nouvel onglet va apparaître en haut du site.

Dans le tableau de bord du SITE : SUIVI DES PROJETS

Il est possible de la même manière de rajouter un suivi des projets.

Un nouvel onglet va apparaître en haut du site.

Dans le tableau de bord du SITE : MES TACHES

Vos tâches sont toujours disponibles dans "Tâches" dans le bandeau noir en haut de la fenêtre (où que vous soyez dans le système). Il suffit de cliquer sur Mes tâches pour accéder à l'ensemble de vos tâches.

Gestion des groupes

L'interface de gestion des groupes se fait via le bouton « Groupes » accessible dans le menu beCPG> Administration beCPG du bandeau supérieur.

Les groupes peuvent être hiérarchisés. Par exemple, le groupe « Utilisateurs R&D » et « Responsables R&D » font parti du groupe « R&D ».

Les groupes de beCPG sont :

Le groupe « Responsables Système » possède les droits en écriture dans le dossier Système.

Gestion des licences

Les licences dans beCPG s'administrent via des groupes. Pour assigner une licence à un utilisateur, il faut simplement ajouter l'utilisateur dans l'un des groupes suivants:

ATTENTION : Chaque utilisateur de beCPG doit faire partie d'un des groupes de licences.

NB : Pour savoir le nombre et le type de licence acheté vous pouvez vous référer à votre contrat de licence.

Une licence en mode Édition permet : la saisie des produits, la formulation, la génération des fiches techniques, le Recalcul (mise à jour de la formule du produit), la validation produit, l'utilisation des Workflows pour gérer les produits, la gestion de projet.

Une licence en mode Consultation permet : la consultation des produits et des projets, la collaboration (blog, pages wiki, forums, listes de données), des documents offices (GED), la saisie par les fournisseurs.

Pour savoir le nombre et le type de licences achetées, vous pouvez vous référer à votre contrat de licence.

Définitions:

Licence nommée : Licence assignée à un utilisateur. Licence concurrente : Licence partageable entre plusieurs utilisateurs, mais utilisable par un seul utilisateur à la fois, en sorte qu’un utilisateur ne peut utiliser le Logiciel qu’une fois que tout autre utilisateur a cessé de l’utiliser (déconnexion volontaire ou expiration de la cession).

Gestion des utilisateurs

Création d'un utilisateur :

L'interface de gestion des utilisateurs se fait via le bouton « Utilisateurs» accessible dans le menu beCPG> Administration beCPG du bandeau supérieur.

La création d'un utilisateur se fait via le bouton « Nouvel utilisateur ».

L'interface permet de renseigner les informations concernant l'utilisateur (Nom, Prénom, compte, email, etc...) et les groupes auxquels il appartient.

Modification d'un utilisateur :

Recherchez l'utilisateur :

1. Saisir quelques lettres du nom ou prénom de la personne recherchée dans le champs prévu à cet effet,
2. cliquer sur "Recherche",
3. sélectionner dans la liste qui apparaît le nom de la personne recherchée en cliquant sur son nom.

Modification des droits :

1. En haut à droite de la fenêtre qui vient de s'ouvrir : cliquer sur Modifier un utilisateur,
2. dans : "A propos de l'utilisateur" : rechercher le groupe (saisir les 1ère lettre du nom du groupe, voir administration> groupe> parcourir, pour voir le nom des différents groupes qui existent),
3. sélectionner le groupe souhaité en cliquant sur "Ajouter"
4. enregistrer les modifications.

Retournez dans Becpg>administration : cliquer sur "recharger les permissions".

Modification des langues du contenu et de l'instance :

Aprés la création de votre utilisateur, il est possible de définir les langues du contenu et de l'instance spécifiquement pour l'utilisateur.

1. Modifier un utilisateur
2. en bas de la fenêtre, choisir les langues désirées.
3. enregistrer

Initialisation des sites

Initialisation des sites

A partir de la version 2.2.3, BeCPG comprend, de manière standard, 4 sites qui permettent le classement et l'organisation des entités de manière automatique.

Descriptions des 4 sites standards :

1. Site "Produits en développement" : site de travail pour les entités en simulation et refusées (généralement utilisé par la R&D pour travailler, il est possible de restreindre l’accès du site aux seuls membres de la R&D par exemple).
2. Site "Produits Validés" : site où sont stockées les entités validées (recettes actives, fournisseurs référencés...)
3. Site "Produits Archivés" : site où sont stockées les entités dont le statut est "archivé" : produits obsolètes, déréférencés, anciennes recettes. (généralement l’accès est limité à la R&D /Qualité)
4. Site "Portail fournisseur" : site de travail qui regroupe l'ensemble des projets de référencement et de création de nouvelles matières premières.

Les sites présentent différentes caractéristiques communes :

• Absence de tableau de bord pour faciliter l'accés rapide aux entités,
• Etat : privé.
• Il est possible de changer leur nom.

Codification du nom

1. Site "Produits en développement", nom par défaut : "simulation", type : product
2. Site "Produits Validés", nom par défaut : "valid", type : product
3. Site "Produits Archivés", nom par défaut : "archived", type : product
4. Site "Portail fournisseur", nom par défaut : "supplier-portal", type : project

Règles de classement

Les régles de classement ne sont pas actives par défaut. Pour les activer :

Tableau des régles de classement par défaut :

Création d'un site

Les sites sont des espaces collaboratifs permettant à une équipe ou un service de travailler sur les mêmes données/produits dans un espace qui leur est dédié par ex :

• Site R&D;
• Site R&D Produits frais;
• Site R&D Produits surgelés;
• Site Achat;
• Site Qualité;
• Site Usine A;
• etc...

La création d'un site se fait via le bouton « Créer un site » du menu « Sites », accessible dans le bandeau supérieur.

Une fois que le site est créé, il faut administrer les membres via l'onglet « Membre » du site en indiquant les groupes et/ou les utilisateurs qui y accèdent.

Pour ajouter un groupe ou un utilisateur, il faut cliquer sur l'icône tel qu’encadré en rouge dans la capture d'écran ci-dessous.

Sélectionner l'onglet « Personnes » ou « Groupes » pour ajouter des personnes ou des groupes respectivement. Taper ensuite la 1ère lettre du noms des personnes ou des groupes à ajouter.

Pour chaque groupe ou utilisateur, il faut indiquer son profil :

• Lecteur (il peut consulter du contenu);
• Contributeur (peut ajouter et éditer ses documents);
• Collaborateur (peut ajouter et éditer ses documents et ceux des autres);
• Gestionnaire (il peut inviter des personnes).
• Gestionnaire de version (il peut ranger une branche/version vers ce site et consulter du contenu);

La matrice des droits est accessible à cette page:

https://docs.alfresco.com/content-services/latest/using/permissions/

La gestion des droits dans les sites est plus simple que la gestion des droits dans l'entrepôt:

• Il n'est pas possible de dire qu'un groupe est collaborateur sur un dossier et pas sur un autre dossier.

• Si un groupe est collaborateur dans un site, il est collaborateur sur tous les contenus.

• Si vous souhaitez créer un site où le groupe A est collaborateur sur le dossier A et le groupe B est collaborateur sur le dossier B, ce n'est pas possible. Il faut donc créer 2 sites, un pour le groupe A et un deuxième pour le groupe B.

Permissions dans l'entrepôt

Il est possible de définir des permissions sur un contenu (par exemple un dossier ou document) via le bouton « Gérer les permissions ».

Une permission est définie par :

• Un groupe utilisateur ou un utilisateur (pour rechercher un utilisateur ou un groupe, il faut taper les 3 premières lettres du nom);

• Un rôle :

• Lecteur (peut consulter du contenu)
• Editeur (peut éditer du contenu)
• Contributeur (peut ajouter et éditer ses documents)
• Collaborateur (peut ajouter et éditer ses documents et ceux des autres)
• Coordinateur (peut supprimer du contenu créé par d'autres, ajouter des règles, etc...)

Le détail de la "matrice des permissions" :

https://docs.alfresco.com/5.0/references/permissions_share_components.html

Un dossier peut hériter des permissions définies sur le dossier parent.

Permission sur les champs

beCPG permet de restreindre les accès à certains champs du modèle par groupe d'utilisateurs. Pour cela, allez dans le dossier « Système/Sécurité » de l'entrepôt et créez une nouvelle entité. Cette entité correspond à un groupe de permissions appliquées à un type de nœud beCPG. Une fois l'entité créée, éditer ses propriétés et choisir le type de nœud pour lequel la permission est activée :

Ici nous choisissons de créer des permissions sur le type « Emballage ». Pour définir les droits sur les propriétés, aller sur le groupe de permission et cliquer sur la liste « Permissions » :

Ajouter ainsi de nouvelles permissions à la liste de données via le bouton « Nouvel élément » :

Les règles sont les suivantes :

• Si un groupe est marqué en lecture, les autres groupes n'ont pas accès aux champs;
• Si un groupe est marqué en lecture/écriture, les autres groupes ont accès aux champs en lecture;
• Par défaut un champ est accessible en lecture et écriture.

Une fois toutes les règles définies, aller dans « Administration beCPG » et exécuter le rechargement des permissions appliquées aux propriétés de modèle.

Permissions sur les rapports

Il est possible de définir des droits sur les fiches techniques afin de gérer finement leur consultation et/ou leur édition.

Pour ce faire:

1. Aller dans: Entrepôt> Système> Rapports> Rapports de fiche produits;
2. Sélectionner le dossier correspondant au type de produits dont vous souhaitez gérer les permissions sur les fiches techniques (PF,SF,MP);
3. Placer le curseur sur la ligne correspondant à la fiche technique concernée et cliquer sur "Plus" puis "Gérer les droits d'accès";
4. Si la configuration par défaut ne convient pas, c'est-à-dire si tout le monde n'a pas le droit de consulter la fiche technique en tant que "Lecteur", cliquer sur "Hériter des droits d'accès" pour faire passer le logo du "Check" à "Sens interdit" et pouvoir administrer vos propres droits;
5. Cliquer sur "Ajouter un utilisateur/groupe" pour donner des droits sur cette fiche technique à certains utilisateurs ou groupes uniquement. Une fois l'utilisateur ou le groupe choisi, lui assigner un rôle (lecteur, collaborateur etc.).
6. Cliquer sur "Enregistrer";
7. Enfin, placer le curseur sur la ligne correspondant à la fiche technique concernée et cliquer sur "Plus" puis "Mettre à jour les droits d'accès".

Permissions sur les projets

Il est possible de définir des droits :

• Soit sur des dossiers contenant spécifiquement des projets. Pour ce faire, consulter la doc à propos des permissions sur les dossiers disponible ici

• Soit sur les projets individuellement. Pour ce faire:

  • Aller dans le dossier contenant le projet en question;
  • Placer le curseur sur la ligne correspondant au projet concerné et cliquer sur "Plus" puis "Gérer les droits d'accès";
  • Si la configuration par défaut ne convient pas, c'est-à-dire si tout le monde n'a pas le droit de consulter le projet en tant que "Lecteur", cliquer sur "Hériter des droits d'accès" pour faire passer le logo du "Check" à "Sens interdit" et pouvoir administrer vos propres droits;
  • Cliquer sur "Ajouter un utilisateur/groupe" pour donner des droits sur le projet à certains utilisateurs ou groupes uniquement. Une fois l'utilisateur ou le groupe choisi, lui assigner un rôle (lecteur, collaborateur etc.).
  • Cliquer sur "Enregistrer".

N.B: un utilisateur ou un groupe défini en tant que "Lecteur" sur un projet ne pourra pas ajouter de nouvelles tâches ni modifier ou supprimer des tâches SAUF si elles lui sont assignées !

Ici, Jérôme en tant que lecteur ne peut pas modifier la tâche car elle ne lui est pas assignée:

Ici, Jérôme en tant que lecteur peut modifier la tâche car elle lui est assignée:

Permissions sur les ordres de modification

La possibilité de créer et d'appliquer un ordre de modification est régie par des droits.

Il en existe 2 :

• beCPG Créateurs d'ordres de modification (CreateChangeOrder) : donne les droits pour créer un ordre de modification réaliser les simulations et l'analyse d'impact.
• beCPG Responsables d'ordres de modification (ApplyChangeOrder) : donne les droits pour appliquer l'ordre de modification.

beCPG Responsables d'ordres de modification et l'administrateur sont les seuls à pouvoir appliquer un ordre de modification.

Pour la Modification des droits d'un utilisateur référer à cette documentation

Définir des règles sur les dossiers

Des règles peuvent être définies sur chaque dossier. Par règle, on entend :

• Envoi d'un e-mail lorsqu'un contenu est ajouté/supprimé/modifié dans un dossier;
• Démarrage d'un workflow lorsqu'un contenu est ajouté à un dossier;
• etc.

Pour définir une règle :

• Aller dans le répertoire contenant le dossier sur lequel vous souhaitez ajouter une règle ;
• Cliquer sur « Plus » puis sur « Gérer les règles ».

Deux cas sont alors possibles :

Si aucune règle n’est associée au dossier, deux actions sont alors possibles :

• Créer des règles: définir des règles à partir de rien pour le dossier choisi.
• Associer un jeu de règles: réutiliser un jeu de règles existant pour un autre dossier.

Si une ou plusieurs règles sont déjà associées au dossier, cinq actions sont alors possibles :*

• Hériter des règles: pour que le dossier sur lequel on travaille hérite des règles de son dossier parent ;
• Supprimer: pour supprimer une règle existante ;
• Modifier: pour modifier une règle existante ;
• Exécuter une règle: pour exécuter une règle existante ;
• Nouvelle règle: pour créer une nouvelle règle.

Généralités concernant la création d’une nouvelle règle

En appuyant sur « Nouvelle règle », un formulaire s’affiche alors et permet de définir :

• Le nom de la règle (1) ;
• La description de la règle (2);
• Le moment où l’action générée par la règle est executée (3);
• Le type d'action déclencheur(4);
• Les conditions à respecter(5);
• L'action à exécuter (6).

Remarque : des options supplémentaires sont disponibles (7):

• Désactiver une règle : permet de désactiver une règle sans avoir à la supprimer (au cas où elle servirait dans le futur) ;

• Appliquer la règle aux sous-dossiers : on parle alors de règle récursive. Dans ce cas, il faut bien définir les conditions pour ne pas dégrader les performances.

• Exécuter la règle en tâche de fond.

Enfin, cliquer sur « Créer » pour enregistrer la règle.

Exemple de création d’une nouvelle règle

Un exemple permettant de déplacer les produits d’un dossier A vers un dossier B lorsqu’ils passent à l’état « Validé ».

Tips pour les débutants : Les actions doivent être en anglais : valid (validé), archived (archivé) ...\ . Afin de faciliter la création des règles, dans le champs concerné de l’élément à qui s'applique la règle, il faut "inspecter" l’élément en question : clic droit + inspecter l’élément (Inspect element (Q)). En bas de la page s'ouvrira une fenêtre. Les informations (traductions et termes exacts) y sont disponibles.

"Plus de détails": http://docs.alfresco.com/4.1/index.jsp?topic=%2Fcom.alfresco.enterprise.doc%2Fconcepts%2Flibrary-folder-rules.html

Règle de gestion des versions

beCPG propose une règle pour gérer le nombre de versions sur un document. Cette règle gère l'héritage.

L'action de gestion des versions contient les paramétrages suivant :

• Version : (mineur, majeur, les deux)
• Nombre de versions: (toutes si vide)
• Nombre de jours à conserver: (tous si vide)
• Nombre de versions par jour: (toutes si vide)

Dans le cas de plusieurs règles de versions (héritées ou non) les champs sont surchargés. Exemple :

• Règle 1 sur la GED (Les deux, 5 versions Max)
• Règle 2 sur le Site A (Mineur, vide)
• Règle 3 sur le Site A (Majeur, 5 versions Max, 1 Version par jour)
• Règle 4 sur le Site B (Majeur, vide)

Donne pour un document dans le Site A:

• Toutes les versions mineures
• 5 versions Max, 1 Version par jour pour les versions majeures

Pour un document dans le Site B:

• Toutes les versions majeures
• 5 versions mineures Max

L'application des règles se fait lors de la mise à jour d'un document ou manuellement. Ainsi, même si le nombre de jour maximum est 2, si le document n'est pas modifié les versions restent. Si la règle est modifiée lors de la mise à jour d'un document celui-ci se voit appliquer la nouvelle règle sur toutes les versions de l'historique.

La rétention des versions se fait dans cette ordre:

On commence par supprimer les versions majeures puis les versions mineures. Lorsqu'une version majeure est supprimé toutes ces versions mineure le sont. L'évaluation des règles pour les versions mineures, s'entend pour les versions mineures de chaque version majeure.

On commence par la dernière règle et on remonte:

• On regroupe les versions par jour. Puis on supprime celle en trop dans une journée;

• On supprime les jours en trop;

• Et enfin, on garde le nombre de versions Max dans l'ensemble restant trié par date (on garde les plus récentes).

Catalogues de propriétés obligatoires

Les catalogues permettent de spécifier les propriétés obligatoires sur une entité. Ces propriétés impactent le calcul de la note d'avancement de ce produit quand elles ne sont pas renseignées. Un catalogue permet également de spécifier des champs et des listes à auditer.

Ces catalogues sont définis au format JSON sur l'instance directement: Entrepôt > Système > Catalogues de propriétés > Catalogs

Chaque catalogue contient un certain nombre de champs obligatoires ou optionel dans sa définition:

Il est possible d'indiquer une alternative entre deux champs dans une liste en les séparant par le symbole "|". (ex: ["bcpg:useByDate|bcpg:bestBeforeDate"]).

Pour les champs multilingues, il est possible de rendre oblkigatoior ce champ uniquement pour une langue: il faut faire suivre le champ d'un underscore et de la langue, par exemple bcpg:legalName_pl force le renseignement du champ libellé légal en polonais, quelque soit la langue choisie dans le catalogue ou les rapports.

Il est également possible de créer des champs de type formule en préfixant le champ par formula{id}|. Par exemple formula1|isLiquid() ou formula1|spel(isLiquid()).

L'id de la formule peut ensuite être utilisé pour spécifier son libellé:

"i18nMessages": {
    "formula1" : "becpg.forms.field.tradeName",
    "formula2" : "formula2.missingKey"
}

Vous pouvez ainsi utiliser des formules SPEL pour tester qu'une liste est renseigné ou vide par exemple:

formula1|spel(costList.?[value != null].size() == costList.size()) test si toutes les valeurs des coûts sont renseignés

Ci-dessous des exemples de catalogues :

 [
    {
        "id": "incoFinishedProduct",
        "label": "EU 1169/2011 (INCO)",
        "entityType": [
            "bcpg:finishedProduct"
        ],
        "uniqueFields": [
            "bcpg:erpCode",
            "cm:name"
        ],
        "fields": [
            "bcpg:legalName",
            "bcpg:precautionOfUseRef",
            "bcpg:useByDate|bcpg:bestBeforeDate",
            "bcpg:storageConditionsRef",
            "cm:title"
        ]
    },
    {
        "id": "incoRawMaterials",
        "label": "EU1169/2011 (INCO)",
        "entityType": [
            "bcpg:rawMaterial"
        ],
        "uniqueFields": [
            "bcpg:erpCode",
            "cm:name"
        ],
        "fields": [
            "bcpg:legalName"
        ]
    }
]

Il est recommandé de vérifier la validité du tableau JSON (sans antislash) grâce à un parser avant de lancer l'instance - http://json.parser.online.fr/

N.B : Il faut vider les caches une fois le fichier modifié.

Démarche facile pour ajouter/supprimer un champ du catalogue :

1. Aller sur Entrepôt>Système>Catalogue de propriétés;
2. Mettre le curseur sur "Catalogs" et cliquer sur "Télécharger";
3. Ouvrir le fichier avec un éditeur de texte (Atom par exemple);
4. Ajouter ou supprimer une ligne;
5. Retourner sur l'instance et cliquer sur "Plus" puis "Importer une nouvelle version" et choisir le fichier tout juste modifié.

Console d'administration beCPG

La console d'administration beCPG est accessible via la barre de menu dans le contenu "beCPG" :

Cette console permet d'accéder aux caractéristiques système et aux dossier système

Caractéristiques système

• Listes de valeurs;

• Hiérarchies des produit (famille, sous famille);

• Listes Projet

• Listes qualité

• Listes sécurité

Les caractéristiques

Les listes des caractéristiques suivantes sont disponibles dans l'administration :

• Ingrédients
• Allergènes
• Allégations
• Coût
• Nutriments
• Caractéristiques organoleptiques
• Caractéristiques physico-chimiques
• Conditions de conservation
• Précaution d'emploi
• Origines géographiques
• Origines biologiques
• Marques
• Filiales
• Marchés cibles
• Taxes
• Code douaniers
• Certifications
• Usines
• Etapes Process
• Paramètre ressource
• Notifications
• Patrons de marquage
• Mentions
• Canaux de publications

Vous pouvez créer de nouvelle valeur ou modifier celle existante.

Par exemple, l'ajout d'un allergène permettra aux utilisateurs de déclarer cet allergène dans la liste des allergènes d'un produit. Il en est de même pour toutes les autres caractéristiques.

Caractéristiques allégations

Créer une allégation

• Cliquer sur ajouter
• Compléter votre allégation : Code, Nom, libellé legal, description, langues, formule..
• Enregistrer

Modifier une allégation existante

• Sélectionner l'allégation à modifier

  directement dans la liste ou en utilisant la recherche via le filtre (saisissez le mot clé dans le premier champs puis cliquer sur filtrer. Pour annuler le filtre, cliquez sur effacer).

• Cliquer sur l'icône en forme de crayon à la fin de la ligne
• Modifier votre allégation
• Enregistrer

Caractéristique Usine

Vous pouvez ajouter l'estampille sanitaire de votre l'usine dans le champ "N° d'agrément". Si vous liez l'usine à votre produit fini, l'estampille apparaîtra sur la fiche technique.

Les notifications

Il est possible de générer l'envoie de notifications aux utilisateurs par e-mail de façon régulière lors d'évènements particuliers (mise à jour de documents, mise à jour de PF, MP ou SF,...).

Pour ce faire, allez dans la section "Notifications" de "Caractéristiques".

Vous pouvez ajouter une notification. Cela va générer un formulaire de création qui va vous demander de renseigner :

• Notifications :

  • Les groupes à notifier. Vous pouvez également choisir de notifier une personne seule.
  • Dates des changements : on choisit les modalités d'envois
  • Champs de date à prendre en compte. Exemple : cm:modified pour toute modification sur une entité.

• Filtres :

  • Type d'entité. Exemple : Matière première, produit fini,..
  • Dossier : permet de choisir sur quel dossier/site se trouve les documents à notifier.
  • Changements de version : notification sur modification mineure/majeure
  • Filtre avancée (Lucène) : possibilité d'inclure un filtre au format JSON. Par exemple, si vous voulez seulement recevoir les notifications qui concernent les semi finis ayant une certaine usine, il faut utiliser:

{
    "query": "@cm\\:name:\"Fiche*\"",
    "entityFilter": {
        "entityType": "bcpg:semiFinishedProduct",
        "criteria": {
            "assoc_bcpg_plants_added": "nodeRef" 
        }
   }
}

Il est possible de rajouter d'autres paramètres, comme:

{
    "query": "@cm\\:name:\"Fiche*\"",
    "entityFilter": {
        "entityType": "bcpg:semiFinishedProduct",
        "criteria": {
            "assoc_bcpg_plants_added": "nodeRef" 
        }
    },
    "nodeFilter": {
        "criteria": {
            "assoc_bcpg_clients_added": "nodeRef" 
        }
    }
}

• E-mail :

  • Sujet : objet de l'e-mail de notification.
  • Modèle de l'e-mail : Modèles prédéfinis (accessibles ici: Entrepôt --> Dictionnaire de données --> Modèles d'e-mail).

• Récurrence :

  • Répétitions et Type. Définir une fréquence de répétition en jour/semaine/mois/année
  • Répéter le... : permet de paramétrer le jour des notifications (utile pour un type semaine)
  • Date de début : date de début de fonctionnement de la notification récurrente.

Il est toujours possible de modifier et de supprimer une notification déjà créée.

• Note sur les dates de changement :

Concernant les dates d'envoi, les notifications sont paramétrées de la manière suivante :

• X jours avant la date : Il y a plus de X jours à la date de réception de l'email

• X jours après la date : dans plus de X jours à la date de réception de l'email

• Depuis X jours : Il ya moins de X jours à la date de réception de l'email

• Dans moins de X jours : Entre le moment de réception de l'email et avant X jours.

• X jours à la date : Dans exactement X jours à la date de réception de l'email

Questionnaires

Depuis la version 3.2.3, il est possible de paramétrer des questionnaires afin de les utiliser dans le cadre de wizard projet (notamment dans les projets portail fournisseur).

Pour les paramétrer, vous devez vous rendre dans les caractéristiques de l'administration, puis la liste Questionnaires :

Ici, vous pourrez trouver plusieurs champs à compléter :

• Libellé : nom de la question / réponse
• Parent : permet de rattacher des réponses à des questions. Un libellé sans enfant sera considéré comme un message à afficher par le système, qui peut être conditionné par la notion de question suivante.
• Question suivante : nom de la question à ouvrir en fonction de la réponse apportée

• Type de réponse : il y a 4 types de réponses :

  • Par défaut (vide) : case à cocher à sélection unique. A utiliser pour la notion de question suivante.
  • List : menu déroulant à choix unique.
  • multiChoiceList : menu déroulant à choix multiple.
  • checkboxes : case à cocher à sélection multiple.

• Type de commentaire : permet d'ajouter un commentaire à une réponse ou une question. Il y a 4 types de commentaire :

  • none : pas de commentaire
  • text : ajoute un commentaire en texte libre. Adapté pour les commentaires courts.
  • textarea : ajoute en commentaire une zone de texte libre. Adapté pour les commentaires longs.
  • file

• Label du commentaire : donne un titre à la zone de commentaire.

• Score : donne un score aux questions.
• Obligatoire : donne le caractère obligatoire ou non à une question. Une question obligatoire doit avoir une réponse pour valider le questionnaire.
• Visible : affiche par défaut la question, sans notion de dépendance avec le champ question suivante. A indiquer pour les premières questions ou les questions à toujours afficher (sans dépendance).

Les questionnaires sont à ajouter sur la liste questionnaire de l'entité concernée, et il est recommandé de les ajouter sur le modèle d'entité pour qu'elle soit présente sur toutes les entités utilisant un modèle :

En fonction de ce paramétrage, nous pouvons avoir l'affichage suivant :

Les réponses seront conservées dans la liste questionnaire de l'entité référencée.

La hiérarchie de produit ou la gestion des familles et sous-familles des entités.

Accès : >beCPG>Administration BeCPG> Caractéristiques système/hiérarchie des produits

La hiérarchie des produits se paramètre par type d'entités (produits finis, emballages, clients, fournisseurs, ...).

Ajout d'une famille : Pour ajouter une famille aux matières premières, il faut ajouter un élément dans la « Hiérarchie des matières premières » :

• Allez dans "hiérarchie des matières premières",
• Cliquez sur "ajouter" (bandeau supérieur). Une fenêtre va s'ouvrir,
• Indiquez le nom de votre nouvelle famille (Epicerie) dans Valeur,
• Enregistrez.

Ajout d'une sous-famille : Pour ajouter une sous-famille aux matières premières, il faut ajouter un élément dans la « Hiérarchie des matières premières ».

• Allez dans "hiérarchie des matières premières",
• Cliquez sur "ajouter" (bandeau supérieur). Une fenêtre va s'ouvrir,
• Indiquez le nom de votre nouvelle sous-famille (Pâtes, riz, semoules) dans Valeur,
• Ajoutez un Parent c'est à dire une famille (Epicerie),
• Enregistrez.

Dans cet exemple, il est désormais possible de classer les matières premières par Epicerie (famille / hiérarchie1) / Pâtes, riz, semoules (sous-famille / hiérarchie2)

Listes Projet

Dans les listes Projet, on retrouve:

• les légendes des étapes (associe une couleur aux étapes);
• la hiérarchie des projets (familles et sous familles des projets);
• les états des demandes;
• les origines des demandes (ex: service qui a fait la demande, Marketing/Achat/R&D/...);
• les sponsors (la personne ou le service sponsor du projet);
• les critères d'évaluation (les critères pour évaluer les projets, ex: Marché/Stratégique/Rentabilité/Faisabilité).

Dossiers système

Les modèles d'entités

Les modèles d'entités se paramètrent par type d'entité (matière première, produit fini, produit semi-fini, client, fournisseur,...) Une fois que le modèle est paramétré, dès qu'un utilisateur créé une entité, le système initialise les dossier et les listes par rapport comme le modèle.

Les listes de données

Les modèles d'entité permettent de définir les caractéristiques à renseigner (ex: coûts, allergènes, nutriments, etc...). Une fois que le modèle est paramétré, dès qu'un utilisateur crée un produit, le système initialise le produit avec les caractéristiques du modèle de produit.

L'ajout d'un nouvel allergène aux produits consiste donc à :

1. Sélectionner le modèle produit;
2. Afficher la liste des allergènes via le bouton « Caractéristiques produit »;
3. Ajouter le nouvel allergène au modèle.

Remarque : Le nouvel allergène sera ajouté aux nouveaux produits, mais il ne sera pas ajouté aux produits déjà créés tant qu'ils ne sont pas formulés ou tant que l'administrateur ne clique pas sur l'action "Synchroniser les entités".

Ajouter une allégation sur un modèle

• Sélectionnez dans la liste Allégation sur la gauche
• Cliquez sur ajouter
• Sélectionnez l'allégation que vous souhaitez ajouter à votre modèle
• Enregistrer
• Cliquez sur le bouton ACTION
• Synchronisez les entités.

Il est possible de copier la liste des allégations dans le ou les modèles cibles : => ACTION > copier la liste vers ... > choisir le modèle ou produit cible .

Exemple : ajout d'une allégation sur le modèle des "matières premières"

Création d’une MP générique

Objectif La création et l’utilisation d’une MP générique a pour objectif de permettre, si on le souhaite, la gestion indépendante de plusieurs matières premières « identiques » mais présentant des différences comme les fournisseurs, les origines, leur code produit interne,… On va créer un modèle d’entité « matière première générique » qui contrairement à une MP classique, aura une liste « composition » . On pourra ajouter dans « composition » les MP sélectionnées . La MP générique réalisera la synthèse des informations mises à sa disposition.

Création d’un modèle d’entité spécifique : MP génériques

>> BeCPG> Administration BeCPG>modèle d’entité>modèles de produits>

1. Faire une copie du modèle de la matière première,
2. Renommer la copie : « Matière première générique »,
3. Cliquer sur le modèle Matière première générique,
4. Ajouter une nouvelle liste : choisir « Composition »,
5. Nommer la liste,
6. Enregistrer,

Utilisation d’un modèle d’entité

1. Retournez dans votre dossier,
2. Créez une matière première,
3. Remplissez les informations de dénomination,
4. Choisissez le modèle : matière première générique,
5. Validez.

Vous avez dorénavant la possibilité de rajouter une composition à votre matière première. Vous pouvez ajouter toutes les matières premières identiques mais possédant des caractéristiques différentes (fournisseurs, origines, …), Formulez,

Les différents champs : nutritionnels, allergènes, fournisseurs, clients, … seront automatiquement renseignés. Les règles de calculs sont identiques lors de la création d’un produit semi-fini ou un produit fini.

Formulation

Si votre système BeCPG n'est pas connecté à votre ERP : il est possible de formuler avec les matières premières contenues dans la matière première générique. Pour cela, il est conseillé de coder les matières premières qui font partie de la matière première générique : codeERP générique + code ERP fournisseur (par exemple) pour pouvoir les distinguer facilement les unes des autres.

Si votre système est connecté à votre ERP : cela ne sera pas possible car votre sytème ne reconnaîtra pas les codesERP de ces MP. Le seul code ERP qui lui sera connu est celui de votre matière première générique.

Critères microbiologiques

Les critères microbiologiques sont définis dans le dossier: Entrepôt/Qualité/Réglementation/Critères microbiologiques. Ils permettent de définir les critères microbiologiques d'une famille de produit.

Les spécifications produits ou cahiers des charges clients

Les spécifications produits (CdC client) permettent de définir des tolérances et des contraintes sur les ingrédients,

Par exemple :

• le sel doit être inférieur à 2%;
• je ne veux pas d’œuf d’Allemagne;
• des règles sur l'étiquetage des ingrédients

Pour créer un cahier des charges vous devez suivre le chemin suivant : Administration beCPG > Spécifications produits

Création d'un cahier des charges dans beCPG :

Une fois dans le dossier des spécifications produits, cliquez sur "créer" et choisissez "Spécification produit".

Votre entité "Spécification produits / cahier des charges client" est créée. Vous avez 5 onglets standards :

• Propriétés : permet de renommer, de définir un filtre de compatibilité, et d'associer un autre cahier des charges à votre cahier des charges (exemples : spécificité liés à un pays de distribution, spécificités liés à une activité...) ex : vous créez un cahier des charges pour la France et vous le liez à un cachier des charges (cdc) anti-dopage,

  

• Documents : permet d'importer vos documents et de les lier à votre cdc.

• Règles d'étiquetages : permet de créer des règles d'étiquetages spécifiques. Exemple pour un client : BtoB, BtoC, Grande distribution ...,

• Ingrédients interdits : permet de créer des alertes (interdiction, tolérance...) pour signaler si vous utilisez l'un des ingrédients listés dans le cahier des charges.

Les CDC sont reformulés automatiquement chaque jour à 23H. Pour appliquer chaque changement instantanément, vous pouvez cliquer sur :

Associer un produit à un cahier des charges :

> ouvrir le produit fini> Editer les propriétés> cahier des charges> sélectionner dans le menu déroulant.

Ingrédients interdits

Avec beCPG, il est possible de déclarer des ingrédients interdits afin que leur utilisation dans une recette déclenche une alerte. Pour définir des ingrédients interdits, aller sur Entrepôt> Qualité> Spécifications produit. Cliquer sur « Créer+ » et sélectionner « Dossier ».

Un formulaire apparaît pour nommer la spécification produit. Le renseigner et cliquer sur « Enregistrer ». Aller sur la liste « Ingrédients interdits» et cliquer sur « Ajouter ». Un formulaire permettant de compléter les informations relatives à un ou plusieurs ingrédients interdits permet alors de renseigner:

• niveau d’exigence : si l’ingrédient est autorisé, toléré, interdit ou s’il s’agit d’une simple information relative au produit ;
• Message : un message qui s'affichera lorsque le produit ;
• valeur maximale : seuil maximal autorisé de l’ingrédient concerné par ce formulaire ;
• OGM interdit : si les OGM sont interdits ou non ;
• ionisation interdit : si l’ionisation est interdite ou non ;
• ingrédients concernés : plusieurs peuvent être sélectionnés ;
• origines géographiques : on peut par exemple vouloir interdire des l’utilisation d’ingrédients provenant de certains pays ;
• origines géo requises ;
• origine biologique : on peut par exemple vouloir interdire l’utilisation d’ingrédients provenant de certaines matières.

Appuyer sur « Enregistrer » pour sauvegarder votre formulaire.

Pour utiliser cette spécification produit nouvellement créée, aller dans les propriétés du produit (Propriétés>Éditer les propriétés) puis dans Formulation> Cahiers des charges et choisir la spécification en cliquant sur la liste déroulante.

Si un ingrédient interdit par la spécification produit est ajouté dans la recette du produit, en allant sur la composition du produit et en cliquant sur le logo d’avancement, une alerte sera alors levée.

Produits non compatibles

ATTENTION : assurez-vous d'avoir la section "Produits non compatibles" affichée au préalable.

Une fois que vos ingrédients interdits sont bien définis, il peut-être fastidieux de savoir si telle ou telle MP/SF/PF est compatible avec votre cahier des charges. Pour cela, existe l'onglet "Produits non compatibles" sur votre CdC.

Il faut tout d'abord choisir les entités "Non conformes" à considérer. Pour ce faire, allez dans l'onglet "Propriétés", et remplissez le champ "Filtre test de compatibilité".

Vous pouvez choisir les entités que vous voulez, comme "Matière première", "Produit fini", etc... et autant que vous voulez.

Dans l'exemple ci-dessus, ont été créées au préalable 2 règles dans l'onglet "Ingrédients interdits" : une pour interdire l'utilisation de l'eau, l'autre pour interdire l'utilisation de blé et farine de blé.

Pour appliquer la règle nouvellement créée, rendez-vous dans "Propriétés" et cliquez sur le bouton "Appliquer".

Ceci permet donc de générer la liste précédente dans l'onglet "Produits non compatibles", regroupant l'ensemble des MP trahissant au moins une de ces deux règles mises en place dans notre exemple.

Bien entendu, cet onglet prend en compte les interdictions des autres types, évoquées précédemment (géographiques, biologiques,...).

TIPS : Comme cette liste inclue une colonne "Détails des exigences" avec le message paramétré lors de la création de la régle d'interdiction de l'ingrédient, il est important d'en mettre un afin d'éviter toute ambiguïté sur les produits non compatibles. Il est également recommandé de faire une règle par interdiction afin de faire un message par interdiction. En effet, dans l'exemple précédent, nous avons le cas du "Pas d'eau" et "Pas de blé", car ce sont 2 règles différentes avec chacunes un message. Si nous avions fait une seule règle contenant ces deux éléments, il ne serait pas possible d'avoir un message spécifique pour le blé et l'eau, mais un seul concernant les deux (donc forcément moins précis), car un aliment contenant au moins du blé OU de l'eau renverrait alors le même message.

ATTENTION : la liste "Produits non compatibles" ne prend en compte que les interdictions dont une valeur maximale (%) a été définie dans la cas d'une interdiction d'ingrédient. Si vous voulez interdire tous les produits dans n'importe quelle proportion, vous pouvez inscrire "0". Pour désactiver une interdiction d'ingrédient sans la supprimer, vous pouvez simplement effacer ou laisser vide sa valeur maximale (%).

Règles d’étiquetages

Avant d’aborder cette partie, référez-vous à la documentation Règles d'étiquetage

Afin de ne pas avoir à créer des règles spécifiques à chaque produit ou à chaque modèle de produit, il est possible de définir des règles d’étiquetage valables dans TOUS les cas.

Pour définir des règles d’étiquetage, aller sur Entrepôt> Qualité> Spécification produit. Cliquer sur « Créer+ » et sélectionner « Dossier ».

Un formulaire apparaît pour nommer la spécification produit. Le renseigner et cliquer sur « Enregistrer ». Aller sur la liste « Règle d’étiquetage » et cliquer sur « Ajouter ». Un formulaire permettant de compléter les informations relatives à une nouvelle règle d’étiquetage, à savoir:

• son nom en interne;
• son libellé ;
• son expression, c’est-à-dire, sa formule ;
• les composants qu'elle concerne ;
• le composant de remplacement (s’il se trouve déjà dans la liste des produits) ;
• le type de règle ;
• le groupe concerné par la règle ;
• la langue ;
• si la règle est active ou non (cela évite de supprimer une règle et de devoir la re créer ensuite) ;
• si le calcul est manuel ou non.

Remarque : pour renseigner le formulaire correctement, se référer au chapitre Règles d'étiquetage. Cliquer ensuite sur « Enregistrer » pour sauvergarder cette nouvelle règle.

Ainsi, lors de la création d’un nouveau produit et de la génération de son étiquetage, cette règle sera appliquée automatiquement (si l’entité concernée par la règle se trouve dans la recette du produit).

Les modèles de rapports

La documentation sur les rapports se trouve à cette page