Workflows et gestion des projets

Workflows

beCPG propose un moteur de workflow (BPM) entièrement configurable qui permet de gérer des processus métier internes. Plusieurs workflows sont proposés en standards :

• Workflow ad-hoc pour assigner une tâche à un collègue
• Workflow de relecture pour assigner une tâche à plusieurs collègues
• Workflow de validation produit pour relire et valider à plusieurs
• Workflow de réclamations clients

Lorsqu'un utilisateur est assigné à une tâche, il peut voir à quelle étape se trouve le processus.

Chaque processus possède un historique des tâches qui permet de voir ce qui a été saisi par les utilisateurs.

Gestion de projets

Référentiel Projets

La solution beCPG permet de collaborer lors du développement produit grâce à la notion de projets et de processus. La gestion de projet permet de gérer un portefeuille de projets en s'assurant qu'ils respectent les calendriers, les budgets et les objectifs. Pour chaque projet, on retrouve :

• Une arborescence documentaire
• Un planning ou un rétro-planning avec les tâches et ressources assignées
• Les livrables attendus

La gestion de projet est un outil complémentaire aux workflows. Elle permet de gérer un planning et s'adapte facilement aux spécificités de certains projets R&D en permettant simplement l'ajout d'étapes non prévues lors du démarrage du projet. Pour faciliter la création de nouveaux projets, le module permet de créer des modèles de projet, par exemple :

• Développement d'un produit MDD
• Développement d'un produit en marque propre
• Référencement d'une matière première
• Nouveau conditionnement
• Modification de recette
• Arrêt produits
• Plan d'actions qualité
• Modification de l'usine
• etc...

Le modèle de projet permet de définir un processus avec des tâches en parallèle, en série et des allers-retours. Sur chaque tâche, des utilisateurs et/ou des groupes d’utilisateurs sont assignés. Le système envoie un email aux utilisateurs lorsqu’une tâche leur est assignée et il peut les relancer en cas de retard. Un projet pour le développement de nouveaux produits permettra ainsi de piloter le développement en intégrant par exemple ces étapes : ◦ Demande d'un nouveau produit ◦ Étude du besoin ◦ Validation de l'étude du besoin ◦ Étude de faisabilité par les services R&D, Qualité, Production, etc... ◦ Validation de l'étude par le « Chef de projet » ◦ Prototype industriel (ou étape d'industrialisation) ◦ Offre client ◦ Mise en production

Il est possible d’avoir un assistant pour renseigner la demande de nouveau produit (Brief Produit) via des questions / réponses. Certaines questions dépendent des précédentes réponses.

La liste des projets permet d’accéder rapidement aux projets depuis le tableau de bord.

Gestion du planning

Il est possible d’indiquer une durée prévisionnelle pour chaque tâche et de visualiser le processus sous la forme d’un planning. Le planning permet de communiquer à chaque membre de l'équipe les objectifs et le rôle de chacun, ainsi, tout le monde est sur la même page. De plus, il permet de visualiser rapidement les jalons du projet (Ex : date d’échantillon, date de production, date de livraison). Ces durées prévisionnelles sont définies sur les tâches du modèle de projet. Elles correspondent aux durées standards d’un développement et ne sont pas bloquantes, par exemple :

• Une tâche peut avoir la durée de 5 jours par défaut
• le chef de projet peut l’ajuster à tout moment en fonction de la complexité du projet (ce n’est pas obligatoire)
• lorsque la tâche est terminée, le planning des tâches suivantes est recalculé pour ne pas impacter et pénaliser les acteurs suivants (en mode planning). En mode rétro-planning, l’échéance reste la même.

Assignation des tâches

Quand une tâche démarre, l'acteur de la tâche est notifié par workflow et par email avec une description de ce qu'il doit faire et des liens vers les livrables à réaliser. Le séquencement des tâches et l’assignation des acteurs se paramètrent sans développement.

L'évaluation du projet

Chaque projet est évalué selon plusieurs critères paramétrables.

Le suivi des projets

Le Suivi des projets permet aux utilisateurs de suivre les projets, de voir les tâches en cours, l’avancement, la note du projet et le dernier commentaire du projet. Les colonnes de cet écran sont configurables. Cet écran permet au comité produit de suivre les demandes en cours. De les accepter ou de les refuser.

Depuis cet écran, l’utilisateur peut exporter les projets vers un rapport Excel. Les colonnes de ce fichier Excel sont également paramétrables L'analyse des projets se fait via le module BI Light. Un cube d'analyse décisionnel permet aux utilisateurs de créer des requêtes pour analyser le portefeuille de projets. Ci-dessous, quelques exemples d'analyse que le cube permet de faire :

• Création des projets chaque mois
• Temps moyen par étape de projet
• Évaluation (Scorecard) des projets selon plusieurs critères (Stratégique, Risque, Ressources, Coûts, etc...)
• Projets par familles, sous-familles, clients, etc...