Gestion de projet

La gestion de projet permet de gérer un portefeuille de projets en s'assurant qu'ils respectent les calendriers, les budgets et les objectifs.

Pour chaque projet, on retrouve :

• une arborescence documentaire
• un planning ou un rétro-planning avec les tâches et ressources assignées
• les livrables attendus

La gestion de projet est un outil complémentaire aux workflows. Elle permet de gérer un planning et s'adapte facilement aux spécificités de certains projets R&D car l'ajout d'étapes non prévues lors du démarrage du projet est simple à réaliser.

Pour faciliter la création de nouveaux projets, le module de gestion de projet permet de créer des modèles de projet, par exemple :

• développement d'un produit MDD
• développement d'un produit en marque propre
• référencement d'une matière première
• plan d'actions Qualité
• modification de l'usine
• référencement d'un fournisseur, d'un distributeur

Un projet pour le développement de nouveau produit permettra ainsi de piloter le développement en intégrant par exemple ces étapes :

• demande d'un nouveau produit
• étude du besoin
• validation de l'étude du besoin
• étude de faisabilité par les services R&D, Qualité, Production, etc...
• validation de l'étude par le « Chef de projet »
• prototype industriel (ou étape d'industrialisation)
• offre client
• mise en production

Modèles de projets

Les modèles de projets permettent de pré-paramétrer des projets en renseignant:

• les étapes par défaut avec leur durée et les ressources associées;
• les livrables
• l'arborescence documentaire du projet

Les modèles de projets sont accessibles depuis la console d'administration beCPG.

Pour ajouter un nouveau modèle, il faut :

1. cliquer sur l'action +Créer: le modèle de projet sera ajouté dans le dossier courant
2. sélectionner le type Projet
3. renseigner le formulaire qui apparaît puis cliquer sur Créer pour sauvegarder le projet
4. vous êtes alors dirigé sur la page "Détails". Pour que ce projet soit un modèle, cliquer sur l'action Gérer les aspects, puis sélectionnez l'aspect Modèle d'entité. Remarque: si le modèle est créé dans le dossier beCPG console ➔ Modèles d'entités ➔ Modèles de projets, une règle ajoute automatiquement l'aspect
5. ajouter les dossiers et documents au modèle en cliquant sur le bouton Documents
6. renseigner les étapes et les livrables associés en cliquant sur le bouton Caractéristiques

Remarque: pour trouver la liste des tâches, livrables, évaluation dans les caractéristiques du projet, initialiser l'entrepôt et ce à travers : beCPG ➔ Administration beCPG ➔ Référentiel: Exécuter l'initialisation de l'entrepôt.

• Les tâches

• Les livrables

• La grille d'évaluation du projet

Création d'un modèle de projet

Ajout des tâches et livrables

Création et utilisation d'une liste d'utilisateurs pour un rôle défini.

Dans le cadre d'un projet, il existe deux rôles majeurs :

• le chef de projet ((PROJECT_pjt_projectManager) : groupe "Chef de projet"
• le créateur de projet (PROJECT_cm_creator) : groupe "Créateur de projet"

Ces rôles sont définis par des groupe d'utilisateurs.

Exemple : le chef de projet Pour signaler au système que le chef de projet identifié dans les propriétés de ce dernier est responsable d'une tâche, il faut indiquer comme ressource au système : PROJECT_pjt_projectManager soit : "Chef de projet" ➔ indiquer les premières lettres dans le champs de recherche de la ressource ➔ cliquer sur Recherche ➔ cliquer sur le symbole (+) à droite du nom pour ajouter la ressource)

Pour que la demande soit prise en compte, il faut que l'utilisateur identifié comme chef de projet, appartienne à la liste des utilisateurs "Chef de projet". Pour associer un utilisateur à un groupe, veuillez vous réferer à la documentation Gestion des utilisateurs

Créer et démarrer un projet

La première étape consiste à choisir l'emplacement du projet. La section "Librairie de Projets" d'un site collaboratif permet d'afficher les dossiers disponibles. Il est possible de créer autant de dossiers que nécessaires.

• naviguer dans l'arborescence de dossiers pour se placer dans le dossier de destination. En sélectionnant un dossier, le système affiche son contenu. En cliquant sur l'action Créer un contenu..., le projet sera ajouté dans le dossier courant

• sélectionner le type Projet

• renseigner le formulaire qui apparaît et choisir le modèle de projet. Cliquer sur Créer pour sauvegarder le produit

• la page "Propriétés" du projet apparaît

• ajouter des dossiers et documents au projet en cliquant sur la liste Documents

• renseigner les étapes associées au projet en cliquant sur la liste"Tâches" et définir :

  • les Ressources, c'est à dire les acteurs qui vont travailler sur la tâche
  • le Nom du workflow utilisé pour assigner les acteurs (Adhoc: assigne un utilisateur, New product : permet de créer un produit à partir d'un produit existant)
  • la Durée
  • si la tâche possède une "Date manuelle" (si vide, la tâche suit la précédente)
  • tâche en cas de refus: indique la tâche à rouvrir si l'utilisateur refuse la tâche courante. Par exemple: à la tâche "Validation échantillon R&D", on indique de rouvrir la tâche "Initialisation R&D" ; cela permet de gérer une boucle de retour
  • Tâches à rouvrir en cas de refus:: indique spécifiquement la/les tâches précédentes à rouvrir en cas de refus. Les tâches précédentes non sélectionnées ne seront donc pas rouvertes. Si le champ est vide, toutes les tâches entre la tâche définie dans le champ Tâche en cas de refus et la tâche où s'est effectué le rejet seront réouvertes. Note: Vous ne pouvez rouvrir que les tâches précédentes, le champ "tâche en cas de refus" doit aussi être complété.

• renseigner les livrables associés au projet en cliquant sur la liste "Livrables" et définir :

  • le % réalisé: quand un livrable est soumis, ce pourcentage est ajouté au % réalisé de la tâche
  • le document

• démarrer le projet en définissant l'état à En cours

• soumettre une tâche ou un livrable en définissant l'état à Complété. Si un workflow est associé à une tâche, il soumet les tâches et les livrables automatiquement.

Ci-dessous, 2 vidéos qui présentent ce qui a été expliqué précédemment :

• "Créer un projet" : http://www.youtube.com/watch?feature=player\_embedded&v=DXAP0rzbpQw

• "Démarrer un projet, soumettre une tâche, un livrable" : http://www.youtube.com/watch?feature=player\_embedded&v=Yj6CU2zyXG8

Créer un sous projet

Dans le cas de projets qui peuvent faire intervenir plusieurs services et nécessite de nombreuses tâches, par exemple dans le cas de lancements de nouveau produit, il peut être intéressant d’utiliser des sous-projets. Cette fonctionnalité permet ainsi de gérer un projet de A à Z en le compartimentant de manière plus précise, pour une meilleur lecture du projet et des tâches.

Pour créer un sous projet il faut cliquer sur l'icone 1, ci-dessous. Puis rentrer les informations classiques d'une création d'un nouveau projet.

Par la suite, pour accéder au sous projet il faut cliquer sur l'icone 3, indiquée ci-dessous, afin d'entrer dans l'entité du sous projet et pour créer les taches associées à ce sous projet.

Lorsque toutes les tâches d’un sous projet sont validées, on ouvre une tâche du projet ou la tâche d’un autre sous projet. Les règles de refus s’appliquent également sur les sous projets.

Travailler sur une tâche et soumettre son travail

Lorsqu'un utilisateur est assigné à une tâche, il reçoit:

• une tâche dans sa dashlet "Mes tâches"
• un email

Depuis la tâche, il peut :

• naviguer vers le projet
• saisir un commentaire qui sera ajouté au projet
• soumettre sa tâche en cliquant sur le bouton "Tâche terminée"
• modifier l'état des livrables

Suivi des projets

Le rapport de « Suivi des projets » permet aux utilisateurs de suivre les demandes d'études, de voir les étapes actives et les livrables attendus.

La vue Gantt affiche le projet dans le temps.

L'analyse décisionnelle des projets se fait via le module beCPG Analysis. Deux cubes d'analyse décisionnelle permettent aux utilisateurs de créer des requêtes pour analyser le portefeuille de projets:

• étapes de projet
• projets

Ci-dessous, quelques exemples d'analyses que les cubes permettent de faire :

• création des projets chaque mois
• temps moyen par étape de projet
• évaluation (Scorecard) des projets selon plusieurs critères (Stratégique, Risque, Ressources, Coûts, etc...)
• projets par familles, sous-familles, clients, etc...

L'accès à beCPG Analysis se fait depuis la dashlet "Graphique BI" sur le tableau de bord.

Une fois connecté à l'interface d'analyse, vous pouvez choisir :

• le cube;
• les dimensions;
• les mesures.

Et sauvegarder vos requêtes pour les exécuter plus tard depuis l'interface beCPG Analysis ou depuis la dashlet Graphique BI.

Délégation de tâches

Ne fonctionne que dans le cadre d'un projet. La délégation des tâches assignées à un utilisateur se fait à partir de l'onglet "Délégation" de sa page de profil.

Il faudra renseigner les champs :

• activer la délégation
• date de début de la délégation
• date de fin de la délégation
• réassigner les tâches courantes (e.g. les tâches ayant le statut "en cours")
• la personne à qui les tâches seront réassignées

Les tâches qui ont été réassignées apparaîtront dans la dashlet "Mes tâches" du nouvel utilisateur et celui-ci recevra un email.

Si la réassignation des tâches courantes n'est pas activée, seules les nouvelles tâches seront réassignées à l'utilisateur choisi.

Remarque : lorsque l'utilisateur revient les tâches qui ont été déléguées ne lui sont pas réassignées.

Soumettre de nouvelles idées et voter

La première étape pour ajouter une nouvelle idée est d'ajouter une nouvelle liste de données. La section "Liste de données" d'un site collaboratif permet d'afficher les listes de données disponibles. Autant de listes que nécessaires peuvent être créées.

• cliquer sur l'action Nouvelle liste, sélectionner le type (exemple : Liste de demandes) et renseigner son nom et sa description. Cliquer sur Créer pour ajouter la nouvelle liste
• sélectionner la nouvelle liste
• ajouter un nouvel élément à la liste en cliquant sur l'action Nouvel élément
• la liste des demandes possède un champ J'aime permettant de voter

Vidéo

Gestion des commentaires

Il est possible d'ajouter des commentaires :

• au projet
• aux tâches
• aux livrables

Et ce depuis :

• une tâche de workflow
• le suivi des projets
• la liste des tâches du projet et la liste des livrables du projet

Le nombre de commentaires est affiché près de l'icône commentaire. Les commentaires sont ensuite visibles dans le suivi des activités.

Activité des projets

Observateurs

Les observateurs sont définis sur le projet et les tâches. Ce sont des personnes ou des groupes d’utilisateurs qui seront notifiés par email quand :

• l'état d'une tâche est changé
• un commentaire est ajouté

Activités

Les activités sont affichées dans la dashlet "Mes activités". Les activités d'un projet sont visibles dans la liste "Activité" du projet.

Administration

L'administration des "Listes Projet" est accessible depuis le menu Administration sous la section listes des projets

La gestion des permissions est accessible depuis le menu Administration sous la section Permissions sur les projets

Gestion du budget

Créer un budget revient à simuler un ensemble de produits et de semi-finis. Pour cela, vous devez créer un site Budget en mode privé (seules les personnes travaillant sur le budget y sont invitées). Vous pouvez également créer un utilisateur qui sera dédié au budget, pour éviter de vous retrouver avec beaucoup de recettes lors des recherches.

Dans ce site vous avez ensuite la possibilité de créer un dossier qui correspond à l'année ou à la codification de votre budget.

Une fois le dossier créé, il faut sélectionner les produits qui constitueront votre budget. Pour cela, à partir d'un dossier (le dossier des produits validés par exemple) ou d'une recherche, il faut utiliser la fonction édition multiple.

Une fois les produits-finis sélectionnés, le bouton "Simuler la sélection" vous permet de choisir le dossier correspondant au budget.

Pour chaque produit fini sélectionné, une nouvelle branche est créée ainsi qu'une nouvelle branche de tous les semi-finis qui le composent. Si le produit fini ou les semi-finis contiennent des codes ERP ceux-ci sont préfixés du nom du dossier du budget (Exemple: BUD-2108-ERPCODE1 ). Les produits budget passent à l'état Simulation

Dans le dossier budget, vous pouvez ensuite créer des nouvelles matières par exemple ou modifier les produits et semi-finis budget. A la fin du budget vous pouvez décider de valider un produit budget en changeant son état. Ou de ranger votre produit budget comme nouvelle version d'un produit existant. Dans ce deuxième cas, le produit budget prend le code ERP et l'état du produit existant.

Il est également possible de ranger plusieurs produits budget en même temps en passant par un ordre de modification de type fusion.