Exercices formation GED

Introduction

Ce document présente l'utilisation du logiciel beCPG. Elle est destinée aux utilisateurs du logiciel beCPG.

Importer les comptes utilisateurs [Admin]

• Documentation "Import des utilisateurs":https://www.becpg.fr/redmine/projects/doc-becpg-fr/wiki/Documentation_Administrateur#Import-dutilisateurs
• Renseignez le fichier d'import
• Importez les utilisateurs

Paramétrer son compte

• Paramétrez votre profil (informations de contact)
• Mettez votre photo (avatar)
• Personnalisez votre tableau de bord en ajoutant/supprimant des dashlets

Site collaboratif [Admin]

• Créez un site collaboratif avec:

  • Une page d'accueil et un thème personnalisé
  • Espace documentaire
  • Wiki
  • Calendrier
  • Discussions
  • Blog
  • Liste de données

• Les autres utilisateurs peuvent-ils se connecter à votre site ?
• Invitez 1 utilisateur en tant que lecteur du site
• Définissez l'utilisateur en tant que collaborateur du site

Gestion des dossiers

• Créez un dossier Formation
• Placez-vous dans le dossier formation
• Remarquez le fil d'ariane qui indique le dossier où vous vous trouvez
• Placez-vous dans le dossier "Dictionnaire de données" dans l'entrepôt
• Changez la "Vue simplifiée" en "Vue détaillée", puis en "Vue Gallerie" et regardez les différences

  • Remarquez le nombre d'éléments affichés

• Triez les dossiers et les contenus dans la vue détaillée.

  • Cliquez sur l'icone de tri pour inverser l'ordre, cliquez à nouveau pour trier par ordre alphabétique.
  • Sélectionnez une autre propriété pour trier suivant un autre critère (ex : taille)

Gestion des contenus

• Allez dans le dossier Formation du site
• Ajoutez un document pdf que vous nommez formation.pdf
• Visualisez les détails du contenu
• Cliquez sur l'action "Editer les propriétés"

  • Changez le titre et la description
  • Cliquez sur OK pour enregistrer les changements, mais restez dans la page des détails

• Téléchargez le fichier et enregistrer le sur votre pc
• Affichez le contenu du dossier Formation

Recherche

• Recherche rapide depuis la barre de menu Entrez le texte de recherche, par exemple "system" (un mot ou plus) Cela recherche tous les contenus (noms de dossier, de fichiers et contenu des fichiers) Utilisez le joker (*) pour des recherches partielles. Appuyez sur Entrée pour rechercher ou cliquez sur l'icône de recherche.

• La recherche renvoie les résultats du plus pertinent au moins pertinent

• Visualisez les détails d'un des résultats
• Sélectionnez la "Recherche avancée" depuis la barre de menu
• Via la recherche avancée, recherchez:

  • Seulement dans le contenu et dans les noms de fichiers du contenu
  • Seulement dans les noms de fichier du contenu
  • Seulement dans les noms des dossiers
  • sur les propriétés (Titre, Description, Auteur)
  • selon la date de modification

Récupérer des éléments supprimés [Admin]

• Supprimez un contenu
• Ouvrez la corbeille depuis le menu Admin
• Les contenus supprimés s'affichent
• Cliquez sur "Récupérer"
• Vérifiez que le document a été récupéré

Commentaires

• Naviguez sur le document pdf que vous avez ajouté dans l'exercice "Gestion des contenus"
• Affichez le détail du contenu
• Ajoutez un commentaire
• Affichez votre tableau de bord
• Dans la dashlet "Mes activités", vous devez voir votre commentaire

Editer hors ligne

• Si deux personnes essayent de modifier le même document en même temps, les changements d'un utilisateur seulement seront retenus. Il faut donc verrouiller les documents.
• Cliquez sur l'action éditer hors ligne du document (le système vous propose de télécharger le document localement)
• Vous avez maintenant deux copies, une version verrouillée et une copie de travail
• Connectez-vous avec l'utilisateur "matthieu" (ou sous la session d'un collègue), naviguez sur le document et essayez d'éditer la copie de travail

  • Remarquez que seulement la personne qui l'a extraite peut modifier la copie de travail.
  • Remarquez que l'utilisateur "matthieu" peut annuler l'édition ou mettre à jour la copie de travail (depuis la section "Historique des versions"). Pouvez-vous dire pourquoi ?

• Connectez-vous avec votre compte, éditez le document et mettez à jour la version de travail
• Vous pouvez saisir un commentaire et choisir le type de révision (mineure/majeure)
• Ouvrez le document pour voir que les changements ont été pris en compte
• Visualisez les détails du document pour voir l'historique des versions
• Sur la version antérieure, vous pouvez :

  • la télécharger
  • faire un retour en arrière
  • afficher ses propriétés

Editer en ligne

Remarque: cela nécessite l'installation du protocol sharepoint (vti) qui est une option. Il est posssible que vous ne voyez pas l'action Editer en ligne

• Ajoutez un document word
• Cliquez sur l'action éditer en ligne
• Le système ouvre word
• Modifiez le document, sauvegardez le et fermez le document
• Visualisez les détails du document pour voir l'historique des versions, une nouvelle version a été créée

Catégorisation

• Visualisez les détails du document Word de l'exercice précédent
• Cliquez sur l'action gérer les aspects
• Ajoutez l'aspect Catégorisable
• La propriété "Catégories" a été ajoutée au document
• Nous pouvons maintenant affecter une catégorie spécifique à cet élément
• Editez les propriétés
• Cliquez sur "Sélectionner" pour choisir une catégorie.
• Naviguez dans "Régions" jusqu'à trouver "France" et sélectionnez-la
• Cliquez sur "OK".
• Affichez l'espace documentaire du site
• Affichez la catégorie France
• Votre document apparaît

Règles sur le contenu et les actions [Admin]

• Créez 2 dossiers "Images" et "Images transformées"
• Sélectionnez l'action "Règles de contenu" du dossier Images
• La liste des règles définies dans ce dossier sont affichées
• Choisissez l'action "Créer des règles"
• Choisissez une règle de type "Inbound" (entrant) et donnez lui un titre.
• Pour les conditions, choisissez "Éléments de ce type MIME", puis "Définir les paramètres et ajouter".
• Choisissez "JPEG Image" puis OK
• Choisissez "Convertir et copier l'image vers un dossier spécifique"
• Pour les options, indiquez "-resize 200x200". Attention : les règles seront exécutées une nouvelles fois si la destination est le même dossier !
• Cliquez sur "Créer" pour enregistrer la règle.
• Ajouter l'image "logo.jpg" dans le dossier "Images".
• Il devrait maintenant y avoir une copie transformée.
• Enfin, supprimez "logo.jpg" dans "Images" et la copie transformée.

Workflow simple [Admin]

• Créez les dossiers "En rédaction", "A valider", "Validé", "Refusé"
• Affichez les règles du dossier "En rédaction"
• Créez une nouvelle règle
• Choisissez comme condition "Tout contenu"
• Sélectionnez l'action "Associer un workflow simple"
• Saisissez une étape d'approbation "Approuver" et choisissez de déplacer l'élément vers le dossier "A valider"
• Enregistrez la règle et retournez dans le dossier "En rédaction"
• Ajouter un document dans le dossier "En rédaction"
• Dans les "Actions" du document, vous avez maintenant une action "Approuver". Sélectionnez-la.
• Le document est maintenant déplacé dans le dossier "A valider"

Remarques :

• Les règles ont des options pour s'appliquer aux sous-dossiers et pour être exécutées en fond de tâche.
• La liste des règles d'un dossier peut afficher ou cacher les règles héritées des dossiers supérieurs.

Questions:

• Savez-vous comment ajouter les action Valider et Refuser au dossier A valider ?
• Savez-vous comment appliquer les règles seulement aux documents *.doc ?
• Savez-vous comment envoyer un email lorsqu'un document entre dans un dossier ?

Workflow avancé

• Ajoutez un contenu formation.pdf
• Cliquez sur l'action "Démarrer un workflow"
• Choisissez le type de workflow "Adhoc"
• Renseignez les champs et diffusez le document pour action à un collègue destinataire (vous pouvez sélectionner votre compte)
• Le destinataire doit recevoir une tâche pour relire votre document (et un email)
• Il peut mettre un commentaire et terminer sa tâche en cliquant sur "Terminer la tâche"
• Afficher le détail du document formation.pdf
• La section workflow affiche les workflows en cours
• Sélectionner le workflow démarré
• Le détail du workflow apparaît

  • En tant que propriétaire (personne qui a démarré le workflow), vous pouvez modifier la tâche du destinataire
  • Demandez au destinataire de soumettre la tâche

• En tant que créateur du workflow, vous recevez une tâche qui vous notifie que le destintaire a terminé son travail

Accéder au contenu via WebDAV [Admin]

• Connectez-vous à l'interface Web
• Naviguez dans votre espace utilisateur et ajoutez-y un dossier "Test" et du contenu
• Ouvrez une nouvelle fenêtre du navigateur et saisissez l'URL : http://localhost/alfresco/webdav
• Connectez-vous
• Naviguez jusqu'à votre espace utilisateur

• Visualisez le contenu que vous avez créé dans le dossier "Test"

• Ouvrez l'explorateur de fichier

• Ajoutez un lecteur réseau en sélectionnant "Se connecter à un site Web permettant de stocker des documents et des images"
• Saisissez l'URL : http://localhost/alfresco/webdav
• Connectez-vous
• Naviguez jusqu'à votre espace utilisateur
• Visualisez le contenu que vous avez créé dans le dossier "Test", vous pouvez ajouter du contenu (un fichier ou des dossiers qui sont sur votre poste)
• Connectez-vous à l'interface Web
• Naviguez dans votre espace utilisateur
• Visualisez le contenu que vous avez ajouté