Gestion des document (GED)

Ajouter des documents

Pour ajouter des documents dans beCPG, glisser les directement dans l'onglet Document.

Propriété des documents

Sur le document, ajoutez :

• Un titre en multilingues
• Une description
• Des tags pour la recherche
• Une date de début et fin de validité (cette info permettra de faire des notifications sur la fin de validité des documents)

Panier

Avec le panier, recolter des documents stockés dans différents documents ou entités, puis téléchargés les dans un dossier.

Partager des documents

Partager les documents avec des utilisateurs exterieurs à beCPG grâce à la génération de lien public.

Avec ce lien, l'utilisateur externe pourra visualiser le document et le télécharger.

Module Artwork : Annotations & Relecture

Le module becpg-artworks est une extension de beCPG pour effectuer des modifications sur des documents. Voici le lien vers l'extension : https://github.com/becpg/becpg-artworks Il permet d'effectuer des modifications sur des documents de type PDF. Il est nécessaire de fournir une license annotation pour pouvoir utiliser ces fonctionnalités.

Utilisation

Pour effectuer une modification d'un document PDF, cliquez sur le bouton Annoter le document :

Une page d'édition s'ouvre alors. Vous avez désormais la possibilité d'effectuer différents types de modifications sur le document.

Parmi celles-ci :

• Annoter : Ajouter du texte

  

​ Permet d'ajouter du texte, de surligner du texte, de tracer des rectangles, d'ajouter des notes, d'utiliser un outil de dessin...

• Formes

  

  Permet d'ajouter différents types de formes au document (carrés, rectangles, ronds...)

• Insertion d'images ou tampons

  

  Permet d'ajouter des images, des tampons, ou encore des signatures...

  

• Mesure

  

  Permet d'effectuer des mesures sur le document avec notamment la définition d'une échelle

• Extraction de couleurs

  Il est possible d'extraire et de filtrer les couleurs d'un document PDF en cliquant sur le bouton "palette"et en sélectionnant les couleurs que l'on souhaite conserver :

  

• Extraction de couches

Si votre document PDF possède plusieurs couches, il est possible de les extraire en ouvrant le panneau de gauche et en cliquant sur Layers

Sauvegarde

Une fois vos modifications apportées, vous pouvez sauvegarder votre document en cliquant sur Enregistrer :

Le document est alors modifié, une nouvelle version est créée.

Comparaison

Si vous éditez à nouveau le document, vous pouvez comparer ses différentes versions avec la dernière version :

• avec la comparaison de texte en cliquant sur signet document en face de la version souhaité

  

• avec la comparaison par pixels en cliquant sur la loupe

  

Images

Il est possible d'utiliser le module avec des images. En revanche, certaines fonctionnalités risquent de ne pas être disponibles car cette librairie est faite pour les documents PDF. Vous pouvez tout de même éditer votre image, et lors de la sauvegarde, un document PDF contennant vos annotations sera alors créé :

Signature électronique

La signature électronique est une solution numérique, mise en place pour faciliter la validation des documents internes ou fournisseurs. BeCPG garantie l'intégrité de la signature des documents via la technologie PDF tron.

Vous pouvez avec ce module, demander par exemple au fournisseur de signer le rapport fiche technique Matière Première. Cliquez ici pour plus d'informations.

Signature électronique interne

Les documents (pdf) ou (png) peuvent être signé directement dans beCPG. Dans la liste document, sur le document :

1. Démarrer la signature
2. Signer les pages via le portail beCPG
3. Enregistrer
4. Signer puis ranger

Envoyer en signature

Un process de signature est disponible pour envoyer un document en signature à une personne tiers ou un utilisateur externe (ex: fournisseur)

Sur le document :

1 - Démarrer un processus

2 - Créer un nouveau projet de signature

3 - Renseigner le signataire

Le projet de signature est créé, il est possible de refuser la signature si le document n'est pas conforme.

4 - Signature

Le signataire reçoit une tâche de signature contenant le document à signer.

NB: il est impossible de valider la tâche si le document n'est pas signé.

5 - Après la validation, le créateur du projet est notifié par mail et une tâche lui est assigné pour clôturer le process.

Note : Quand un document est signé, une nouvelle version est créée avec la signature afin de garder en mémoire la modification du document.

En cas d'envoi d'un document au fournisseur, celui-ci doit se trouver dans le portail fournisseur pour être signé par celui-ci.